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 通常業務以外の仕事を任せられることがある。その中で結構面倒なのが、会議や飲み会、イベントなどの幹事だ。出席するだけなら楽だが、幹事はスケジュール調整や参加者への連絡、出欠確認など、やることが多い。これらをサポートしてくれるWebサービスがある。

 今回は、幹事を楽にするサービスを中心に「かゆいところに手が届く」サービスを紹介しよう。

スケジュール調整

 会議やイベントの日程調整は参加人数が多くなればなるほど面倒だ。参加者が社内の人だけなら、オンライン予定表で空いている時間を見つければよいが、社外の人が含まれるとそうはいかない。電話やメールでやり取りしてもなかなかスケジュールが合わない。

 困ったときはWebサービスを活用しよう。参加者がLINEやSlackといったSNSでつながっている人なら、それぞれのサービスで提供しているスケジュール調整機能や投票機能を使うと、開催時間を決めやすい。

 同じSNSに参加していない人とスケジュール調整をするときは、スケジュール調整専用のWebサービスを利用しよう。ミクステンドの「調整さん」、インフォアローの「伝助」、アマネクの「トントン」などである。

スケジュール調整のWebサービス「調整さん」。利用にはユーザー登録は不要だ
スケジュール調整のWebサービス「調整さん」。利用にはユーザー登録は不要だ
(出所:ミクステンド)
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 これらのサービスの多くは、匿名で利用できる。イベントの概要と開催時間の候補を設定するとURLが表示される。このURLを参加者に通知し、予定表に○×△などで予定を入力してもらう。入力結果はリアルタイムで見えるので、全員が入力しなくても有力な候補日時が分かりやすい。サービスによっては入力状況を見て、一部を候補から外したり、新たな候補を追加したりできる。

 トントンは幹事が開催日だけを決めて、参加者にその日の都合がよい時間を入力してもらうといった使い方ができる。会議やイベントを開催できる日が限られている場合、この方法だと開催時間を決めやすい。

「トントン」なら、時間ごとに回答できるので日程が決まったイベントに利用しやすい
「トントン」なら、時間ごとに回答できるので日程が決まったイベントに利用しやすい
(出所:アマネク)
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 スケジュール調整のWebサービスは次々と機能が追加され、新しいサービスが登場している。いろいろと試すとよいだろう。