新型コロナウイルス感染症の影響でテレワークが当たり前になる中、Web会議を利用する機会が増えている。学生時代からスマートフォンになじんできた新入社員なら、Web会議のようなオンラインでの会話にはあまり抵抗がないだろう。しかし、これまでの感覚でWeb会議に参加すると痛い目に遭うことがある。それはWeb会議にも注意しておきたいさまざまなマナーがあるからだ。
今回はWeb会議を行う上で知っておきたいマナーや事前に準備しておくべきことなどを解説しよう。
「あれ？うまくいかない」は通用しない
Web会議は会社の会議室にいないだけで、通常の会議と同様に打ち合わせを行うために実施する。このWeb会議でよくあるのが、参加者が「消える」「音が聞こえない」といった現象だ。さまざまな原因が考えられ、当の本人は「回線の都合で～」とか「機材の調子が～」と言い訳をする。通常の会議では途中の入退室がマナー違反であるように、Web会議においても避けるべきだ。
こうしたトラブルを避けるには、Web会議前の準備が重要だ。ここで紹介する方法で事前準備を行い、万全の体制で会議に参加するようにしたい。
事前準備では、まずマイクやカメラを確認する。マイクやカメラを搭載したノートパソコンやタブレットがあるだけで十分と思いがちだが、正常に動作しなかったり、性能や機能が不十分で使えなかったりすることがある。実際に使用するマイクとカメラで、正常に動作するかをチェックしておきたい。ZoomなどのWeb会議アプリは、マイクやカメラの動作を事前に確認できるようになっている。
もし余裕があれば、同僚などとテストのWeb会議を開催してチェックするとよい。リアルに映像と音声をやりとりすることで、マイクやカメラ以外の問題点を発見できることもある。
最適なデバイスを用意する
端末に内蔵されたカメラでは、相手の画面に表示される映像の画質が粗かったり暗かったりする。この場合は外付けカメラの導入を検討しよう。画質の向上が期待できる。また、内蔵カメラと異なり向きを自由に変えられるので、都合が悪いものが映り込むような事態も避けられる。
Web会議では音声に関する問題が起きやすい。内蔵マイクでは周りの環境音を拾ってしまい、自分の声が相手に届きづらいことがある。また、内蔵スピーカーでは自分の周りの環境音と相手の声が混じるため、聞き落としが発生しやすい。これらの問題を解消するのがマイク付きのイヤホンやヘッドセットだ。双方の音声がクリアに伝わり、ストレスのない会話が可能になる。
