Excelに数字や数式を入れただけではデータの分析はうまくいかない。「数値」や「文字列」といったデータ形式やデータ参照などの細かい作法にも注意が必要だ。データ分析に取り掛かる前に、Excelの正しいルールをおさらいしよう。
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Excelの正しい使い方
出典：日経パソコン、2022年3月14日号 pp.12-29 『データ分析の基本を見直すExcelの“正しい”使い方』を編集
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目次
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Excelのデータ分析で困る表記の統一、ブレを防ぐテクニック
Excelのデータ分析で困るのが、表記の不統一。同じ数字でも全角と半角が混在するだけでも、集計時に「別データ」として扱われてしまう。こうした表記の不統一から起こる“ブレ”をを防ぐため、入力前に設定しておきたいのが「データの入力規則」だ。
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Excelでデータ分析するなら入力はデータベース形式、表はテーブルに変換しよう
Excelの分析に使うデータは、シンプルな形式で入力する。並べ替えや計算、グラフ作成などがスムーズにできることが第一条件だ。具体的には、1件分のデータを1行に入力する「データベース形式」を使う。
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Excelの数式でセル参照をキーボードだけで実行する技、マウスを使うより効率的
Excelの数式でセル参照を使うとき、参照先のセルはクリックで指定する人が多い。しかし、数式の入力中であれば、キーボードの矢印キーを押してセル番地を指定すると、マウスに持ち替えて指定するより効率がよい。使い方を紹介しよう。
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新しいExcelで使える「スピル」、1つ式を入れれば周辺のセルにも自動入力
「Excel 2019」以降や「Microsoft 365」なら、連続するセル範囲に同じ数式を一括入力するのが簡単だ。これらの新しいExcelには「スピル」と呼ばれる新機能が加わり、正しい式を1つ入れれば、周辺にある同様の式を入れたいセルを自動判定して一括入力してくれる。
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Excelのセル参照に欠かせない＄と＊、組み合わせて列×行の複合参照が可能に
Excelのセル参照で「列だけ」「行だけ」を固定したい場合がある。そんなときには、一方のみを固定し、一方は相対参照のままにする「複合参照」という参照方式を使う。使い方を紹介しよう。
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Excelの計算で欠かせない「セル参照」、コピーでセル番地はどう書き換わるか
Excelの「セル参照」は、データ分析に欠かせない。このセル参照を含んだ数式をコピーしたとき、参照するセル番地が自動で書き換わる。どのように書き換わるのか、書き換わってほしくないときはどうすればよいかを解説する。
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Excelの日付や時刻の実態は「シリアル値」、1日を1として管理する
Excelの日付データは、ちょっと特殊なデータだ。「3/1」「3-1」「3月1日「令和4年3月1日」「2022年3月1日」など、どの形式で入力しても、日付データ「2022/3/1」としてセルに保存される。「シリアル値」という数値を使って管理しているので、計算も可能だ。
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Excelで「1000円」と入力するから失敗、単位を付けずに単位を表示させるのが正解
Excelで「1000円」のように「円」は付けたいが、文字列データにはしたくない、といった場合に便利なのが「表示形式」だ。表示形式機能を使うと、セルのデータ形式を変更することなく、表示だけを変更できる。
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Excelで連番入力したいのにコピーされる失敗、「オートフィル」を自在に操るコツ
Excelで入力の手間を省く定番機能「オートフィル」で、連番を入力したいのに単なるセルのコピーになってしまうことがある。失敗を防ぐ方法や、失敗しても連番に変換する方法を紹介しよう。
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Excelで計算や並び替えに失敗する謎の数値、セルに付いた緑色の三角形に注目
Excelを使って数値の合計を計算したり並べ替えたりすると、計算結果の間違いや並べ替えの失敗が発生することがある。原因は数値の一部が「文字列」として認識されているからだ。どのように対処すればよいかを解説しよう。
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作法を知ればExcelは怖くない、「007」が「7」に書き換わるのはなぜ？
Excelでは、入力したデータが勝手に書き換わることがある。勝手に書き換わる最大の原因は、セルのデータが自動的に分類されることにある。
