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データ分析の第一歩は、個々のセルに正しくデータを入力することだ。データの形式は「文字列」「数値」「日付」の3つがある。それぞれの特徴を理解して正しく使い分けよう。

 仕事に欠かせないデータ分析。AIやビッグデータ解析がもてはやされる昨今だが、業務上のデータ分析ではExcelが主流だ。

 機能が豊富な「Excel」は、使い方も人それぞれ。自己流で使っていると、見た目の仕上がりは上々でも、うまくデータを取り出せず、活用が難しいことがある(図1)。「正しい作法」に従って作れば、こうしたトラブルを避けられるだけでなく、ほかの人にブックを渡すときも安心だ。

作法を知れば避けられるトラブルは多い
作法を知れば避けられるトラブルは多い
図1 何となく使っているだけでは解決できない落とし穴が、Excelにはある。基本的な知識や作法を身に付ければ、回避できるトラブルは多い(イラスト:森 マサコ)
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 「正しい作法」といっても、Excelの最適な使い方は目的によって変わる。そこでこの特集では、データ分析に目的を絞り、どのようなデータを作ればよいかを説明する。まずは入力の基本となる、セルの使い方から見ていこう。