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データ分析の第一歩は、個々のセルに正しくデータを入力することだ。 データの形式は「文字列」「数値」「日付」の3つがある。それぞれの特徴を理解して正しく使い分けよう。

 「オートフィル」は、入力の手間を省く定番機能なので、使っている人も多いだろう。セル右下隅にある「フィルハンドル」(小さな四角)をドラッグすることでコピーや連番入力ができる便利な機能だ。その結果にも、実はセルのデータ形式が関係している。その仕組みが分かれば、連番にするつもりがコピーされてしまうといったミスを防げる。

 数値データであれ、文字列データであれ、オートフィルの結果はセルのコピーになる(図9)。ただし、文字列データのセルに数字が入力されている場合、オートフィルによって連番が入力される(図10)。「Part1」や「第1四半期」などの文字列データは、オートフィルで連番入力の手間を省くことができる。

オートフィルの操作は通常は単なるコピー
オートフィルの操作は通常は単なるコピー
図9 フィルハンドルをドラッグする「オートフィル」。数値データ(左)でも文字列データ(右)でも、オートフィルによって簡単にコピーできる
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文字列データに数字が入るとオートフィルで連番に
文字列データに数字が入るとオートフィルで連番に
図10 文字列データのセルに数字が入力されている場合、コピーではなく数字の部分が連番に変わる
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