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データ分析の第一歩は、個々のセルに正しくデータを入力することだ。 データの形式は「文字列」「数値」「日付」の3つがある。それぞれの特徴を理解して正しく使い分けよう。

 日付データは、ちょっと特殊なデータだ。「3/1」「3-1」「3月1日」「令和4年3月1日」「2022年3月1日」など、どの形式で入力しても、日付データ「2022/3/1」としてセルに保存される(図18)。数値データは「円」などを入力してしまうと文字列に変わってしまうが、日付は比較的自由な形式で入力しても文字列にはならない。

日付データは日付の表示形式が適用される
日付データは日付の表示形式が適用される
図18 「3/1」と入力すると日付データとして認識され、「3月1日」のような日付の表示形式になる。入力時の年数が補完され、「2022/3/1」の日付データになる
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 「3月1日」のように文字と数字が混在している日付データだが、数式を使って計算もできる(図19)。実はExcelでは、日付データを「シリアル値」と呼ばれる特殊な数字で管理している。シリアル値とは、「1900年1月1日」を「1」として、何日経過したかを示す数値(図20)。「2022年3月1日」なら「44621」がシリアル値だ。そのおかげで、「開始日から終了日までの日数」といった計算が、瞬時にできる。日付データのセルを選んで表示形式を「標準」にするとシリアル値の確認ができる(図21)。

計算にも使える日付データ
計算にも使える日付データ
図19 日付データの「月」や「日」は表示形式で表示させているだけなので、数式で参照して計算ができる
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日付データの実態は「シリアル値」
日付データの実態は「シリアル値」
図20 日付のシリアル値は1900年1月1日を「1」として1日に1ずつ増える数値だ
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図21 日付データのセルを選択し、「標準」や「数値」の表示形式を選択すると、「シリアル値」の表示になる
図21 日付データのセルを選択し、「標準」や「数値」の表示形式を選択すると、「シリアル値」の表示になる
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 日付の表記方法は書類の用途や国によって変わる。「セルの書式設定」画面では、「分類」で「日付」を選択すると、日本の日付形式はもとより、世界各国の日付形式を選択できる(図22)。さらに「ユーザー定義」では、曜日を自動表示させるなど、自由な書式設定ができる。

日付データは英語表記や曜日表記も可能
日付データは英語表記や曜日表記も可能
図22 日付データのセルで「セルの書式設定」画面を開く。「分類」の「日付」では、英語や中国語など各国語の表記を選択できる(左)。「ユーザー定義」にすれば、曜日や年の表示もできる(右)
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