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多数のセルが並ぶワークシートは、どこから入力を始めても構わない。とはいえ、好き放題に表を作れば、データ分析がしづらくなることがある。作法に従った使い方を考えよう。

 分析に使うデータは、シンプルな形式で入力する。並べ替えや計算、グラフ作成などがスムーズにできることが第一条件だ。具体的には、1件分のデータを1行に入力する「データベース形式」を使う(図1)。

元データは「データベース形式」が基本
元データは「データベース形式」が基本
図1 「データベース形式」(または「リスト形式」)と呼ばれるデータ入力の基本形。1列1項目の並びを「フィールド」、1行1件の並びを「レコード」と呼ぶ
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 図2のような表は、「部署ごとの集計表」という完成形としては問題ない。しかし、結合したセルや集計欄は、分析用の元データには適さない。逆に図1のようにデータのみを入力した表であれば、データ分析機能をフルに活用できる。

元データに適さない入力例
元データに適さない入力例
図2 分析の元データとして不適切な点は3つ。列見出しが1行でないと、データベース向け機能が使えない。結合したセルがあると並べ替えができない。小計などは、ほかの方法で集計したいときに邪魔になるため、元データのシートでは入力しない
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 集計欄が必要なら、入力するのではなく、Excelの「小計」機能を使えばよい(図3)。この機能では、合計だけでなく、データの個数や最大値・最小値なども表示できるので、アンケート集計などにも役立つ。表示させた集計欄は、図3左の図で「すべて削除」を選ぶだけで元の表に戻せる。

データベース形式の表は集計欄を自動表示
データベース形式の表は集計欄を自動表示
図3 図1のように入力した表であれば、「データ」タブの「小計」を選ぶだけで、集計欄を表示できる
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