全1030文字
PR
多数のセルが並ぶワークシートは、どこから入力を始めても構わない。とはいえ、好き放題に表を作れば、データ分析がしづらくなることがある。作法に従った使い方を考えよう。

 データ分析で困るのが、表記の不統一。同じ数字でも全角と半角が混在するだけでも、集計時に「別データ」として扱われてしまう。こうした表記の不統一から起こる“ブレ”をを防ぐため、入力前に設定しておきたいのが「データの入力規則」だ。

 データベース形式の表では、列ごとに入力する項目が決まっているので、列ごとに入力する文字種などを制限するとブレを防ぎやすい。

 例えば、部署名のように特定の選択肢があるなら、リストから選択してもらうといったことが入力規則でできる(図7)。リストから選ぶだけなので入力が楽になり、ブレる心配もない。

ワークシート全体を「入力規則」で統一
ワークシート全体を「入力規則」で統一
図7 入力規則を設定するセルを選び、「データの入力規則」の設定画面で「リスト」を選択。リストにする項目を入力する。設定したセルをクリックすると表示される「▼」から選択肢を表示できる
[画像のクリックで拡大表示]

 入力規則では、日本語入力のオン/オフも切り替えられる。半角英数字に制限するなら、「日本語入力」を「オフ(英語モード)」に設定すれば、その列を選択するだけで半角英数字の入力モードに切り替わる(図8)。

半角英数字や数字のみの設定も可能
半角英数字や数字のみの設定も可能
図8 入力規則では、日本語入力のオン/オフ切り替えもできる。「日本語入力」タブを選び、半角英数字を入力させたいなら「オフ(英語モード)」を選択する
[画像のクリックで拡大表示]

 半角に制限するなら、文字列を半角文字に変換する「ASC」関数を使うとよい(図9)。「=D1=ASC(D1)」は、「元の文字列と半角にした文字列が等しい」という条件なので、全角だとエラーが表示される。

図9 半角数字のみを入力させる場合は、「入力値の種類」で「ユーザー設定」を選択し、「数式」に「=D1=ASC(D1)」(D1はアクティブセルの番地)のように入力する
図9 半角数字のみを入力させる場合は、「入力値の種類」で「ユーザー設定」を選択し、「数式」に「=D1=ASC(D1)」(D1はアクティブセルの番地)のように入力する
[画像のクリックで拡大表示]