新型コロナウイルス感染拡大防止のために導入されたハイブリッドワークが定着し、Web会議の頻度が高くなっているだろう。ただ、Web会議ツールの使い方が分からないとか、会議が始まってもカメラを有効にできないといったトラブルを今でもよく目にする。
自社で導入したWeb会議ツールを使えても、その他のツールは使えないという人もいる。顧客などが指定したWeb会議ツールを使えないというのも困るだろう。
利用者が多いWeb会議ツールは、Zoom（ズーム）、Google Meet（ミート）、Microsoft Teams（チームズ）、Webex（ウェベックス）の4つだ。これらのツールには、WindowsやMac、スマートフォンで利用できるアプリが用意されている。アプリを使わず、Webブラウザーだけでも利用できる。
ブラウザーだけでWeb会議に参加できるのは便利だが、やはり安定性には欠ける。トラブルなくWeb会議に参加したいなら、アプリの利用をお勧めする。アカウント作成や初期設定があるので、必ず事前にセットアップしておくこと。どうせなら4大Web会議ツールのアプリはすべてインストールしておこう。そうすれば、突発的なWeb会議にも余裕で対応できる。ツールの概要とセットアップのポイントをツールごとに見ていこう。
Zoom
| 事業者 | 米Zoom Video Communications | |||
|---|---|---|---|---|
| プラン | 無料 | プロ | ビジネス | エンタープライズ（企業） |
| 料金 （税別、月払いの場合） |
無料 | 2000円 | 2700円 | 2700円 |
| 接続時間 （3人以上の場合） |
40分 | 30時間 | 30時間 | 30時間 |
| 参加人数 | 100人 | 100人 | 300人 | 500人 |
| ローカル録画 | ○ | ○ | ○ | ○ |
| クラウド録画 | × | ○（ライセンスごとに1GB） | ○（ライセンスごとに1GB） | 無制限 |
| 画質 | 360P | 360P／720P | 360P／720P／1080P | 360P／720P／1080P |
| ライブ文字起こし | × | ○ | ○ | ○ |
| ブレイクアウトセッション | ○ | ○ | ○ | ○ |
2011年創業の米Zoom Video Communicationsが提供する「Zoom」はコロナ禍で一気にシェアを伸ばしたWeb会議ツールだ。とても簡単に操作でき、招待されればアカウントなしでもWeb会議に参加できるのが特徴。コロナ禍で外飲みができないので、Zoomで話しながら自宅飲みをする「Zoom飲み」という言葉が生まれたほど広まったのは記憶に新しい。
Web会議では議事録代わりに録画することが多い。Zoomは無料プランでもローカルに録画できるのがありがたい。ただ、無料プランの連続接続時間は40分と短めだ。
アプリを起動したら、サインインもしくはサインアップする。まずは、アプリの設定画面を開き、初期設定を行おう。一通り設定項目を見て、自分に必要かどうかチェックしてほしいが、お勧めは「一般」→「予定されているミーティングの○分前にお知らせてください」だ。他の作業に気を取られて数分遅刻する、という癖がある人はぜひ活用してほしい。
続いて、「ビデオ」タブと「オーディオ」タブでカメラとマイク、スピーカーの設定を行う。複数のデバイスをPCにつなげている場合は、きちんとデバイスが選択されているかどうかを確認しよう。
表示される名前もきちんとチェックしておこう。適当に付けたハンドルネームなどが取引先との会議で表示されたら恥ずかしい。設定画面の「さらに設定を表示」をクリックすると、ブラウザーでさらに詳細な設定ページが開く。「プロフィール」の「表示名」をチェックしておこう。
