スピーカーはノートPCに搭載された標準のものを使えばよい。外部に音が聞こえないようにするときは、ふだん音楽を聞いているヘッドホンやイヤホンを利用する。
問題はマイクだ。ノートPCのマイクでもWeb会議に十分使えるが、相手が聞き取りやすいクリアな音声にするには、USB接続の外付けマイクを用意するとよいだろう。
インターネット回線は、一般的な光回線を使ったサービスを利用すればよい。最大通信速度が1Gbpsでも10Gbpsでも、Web会議を行うには十分だ。
注意が必要なのは、工事不要で利用できるホームルーターを使ったインターネット回線サービスだ。ホームルーターを置いただけでノートPCからWi-Fi経由で通信できるサービスで、手軽さが受けて人気が高い。4Gや5Gの携帯電話回線で接続し、月額4000～5000円程度でデータ容量が無制限で利用できる。
ただ、ホームルーターは利用時間や利用エリアによってはアップロードの通信速度が10Mbps以下になってしまい、まともにWeb会議ができないというケースもある。あらかじめ通信速度が不安定になる時間帯などを調べておくとよいだろう。またこれから導入するときは、利用する通信キャリアの電波が届くかどうかを確認しよう。
喫茶店でWeb会議に参加するのはNG！
Web会議で相手が聞き取りやすいように発言するポイントは、大きな声ではっきり話すこと。以前、声が小さい従業員がいる会社のWeb会議に関する悩みを聞いたことがあるが、声が小さいと聞き取りづらいので周囲が迷惑していて大変だったそう。とはいえ、大きな声で話すのは電車の中や喫茶店のようなところでは難しい。このような場所で参加するのはNGだ。
筆者は、喫茶店で若者がWeb会議に参加している場面に遭遇したこともある。新入社員らしく、大きな声でハキハキ話していたが、その内容は周り全員に聞こえていた。迷惑ということもあるが、これで顧客情報などが漏れてしまったら責任問題になる。
そんなときに活用したいのが、駅などに設置され始めた個室ブースだ。大型の電話ボックスのような空間で、中に1人で仕事ができるようになっている。デスクやWi-Fi、電源が用意されており、PCを持っていればWeb会議に参加できる。もちろん、気兼ねなく大きな声で話せるし、スピーカーから音も出せる。
