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 Microsoft Outlookは、メールの送受信、予定やタスクの管理などを行うためのアプリだ。Microsoft 365の各アプリやサービスとも連携しているため、様々なシーンで活用できる。今回はその中でもメールに関連したトラブルの解消方法を紹介する。

 なお、本特集ではMicrosoft 365 Apps for businessに含まれるOutlookを利用して2022年7月に動作を検証した。バージョンや仕様変更などによっては、ここで説明する機能が使えない場合や画面が異なる場合がある。

受信したメールが文字化けして困った

 Outlookで受信したメールが文字化けしてしまって、件名や文面を読めない。

 文字化けするメールで多くみられるのが「エンコード」の問題だ。エンコードとは、情報を一定の規則に基づいて他の形式に変換すること。受信者と送信者でエンコードの設定が異なると、文字化けが発生しやすくなる。受信者側でできる対処として、まずエンコードを変更してみよう。

受信したメールが文字化けしてしまった。原因はエンコードの設定であることが多い
受信したメールが文字化けしてしまった。原因はエンコードの設定であることが多い
(画面写真は筆者が取得、以下同じ)
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エンコードの設定を変更するときは、まずメールをダブルクリックして別ウィンドウで表示する。「メッセージ」タブの「その他の移動アクション」ボタンをクリックし、「その他のアクション」の「エンコード」で「その他」をクリック。一覧から「日本語(自動選択)」をクリックする。これで文字化けを解消できなければ、「日本語(EUC)」「日本語(シフトJIS)」なども試してみよう
エンコードの設定を変更するときは、まずメールをダブルクリックして別ウィンドウで表示する。「メッセージ」タブの「その他の移動アクション」ボタンをクリックし、「その他のアクション」の「エンコード」で「その他」をクリック。一覧から「日本語(自動選択)」をクリックする。これで文字化けを解消できなければ、「日本語(EUC)」「日本語(シフトJIS)」なども試してみよう
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 送信者側では「Outlookのオプション」画面からメールのエンコード形式を「日本語(JIS)」「日本語(EUC)」「日本語(シフトJIS)」「Unicode(UTF-8)」などに変更しておこう。また、受信者側がHTML形式のメールに対応していないために正しく表示できなくなる可能性があるので、メール形式は「テキスト形式」にしておくとよい。

送信者側の文字化け対策として、日本語に対応したエンコードを選択し、テキスト形式でメールを送る。「ファイル」タブの「オプション」をクリックして、「Outlookのオプション」画面を表示する。「詳細設定」の「文字設定オプション」で「送信メッセージのエンコード方法を自動選択する」チェックボックスをオンにし、「送信メッセージで優先使用するエンコード方法」で「日本語(JIS)」など、日本語に対応したエンコードを選択する。さらに、テキスト形式でメールを送信するときは「メール」の「メッセージの作成」にある「次の形式でメッセージを作成する」で「テキスト形式」を選ぶ。なお、受信者側がUUENCODEにしか対応していないとき以外は、「テキスト形式のメッセージを送信する際、添付ファイルをUUENCODEでエンコードする」チェックボックスをオフにしておく
送信者側の文字化け対策として、日本語に対応したエンコードを選択し、テキスト形式でメールを送る。「ファイル」タブの「オプション」をクリックして、「Outlookのオプション」画面を表示する。「詳細設定」の「文字設定オプション」で「送信メッセージのエンコード方法を自動選択する」チェックボックスをオンにし、「送信メッセージで優先使用するエンコード方法」で「日本語(JIS)」など、日本語に対応したエンコードを選択する。さらに、テキスト形式でメールを送信するときは「メール」の「メッセージの作成」にある「次の形式でメッセージを作成する」で「テキスト形式」を選ぶ。なお、受信者側がUUENCODEにしか対応していないとき以外は、「テキスト形式のメッセージを送信する際、添付ファイルをUUENCODEでエンコードする」チェックボックスをオフにしておく
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 メールの一部の文字が文字化けしている場合は、メールに半角カタカナや機種依存文字が使用されている可能性がある。これらの文字を使用していないか、送信者に確認してみよう。