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 Googleスプレッドシートは、マイクロソフトのExcelに相当する表計算アプリ。使える関数の数や装飾機能などはExcelに及ばない。とはいえ、データの整理や集計、見積書の作成など、ビジネスで必要になりそうな機能は一通りある。

 ファイル作成などの手順はGoogleドキュメントと同じだ。WebブラウザーでGoogleスプレッドシートにアクセスし、Googleアカウントでログインすれば使い始められる。

 Googleスプレッドシートで作成したファイルも、Googleドライブに自動保存される。GoogleドライブにアップロードしたExcelのファイルは、Googleスプレッドシートで開く。編集した後も、Excel形式のまま保存される。

 編集画面のメニューやツールバーはシンプルな構成だ。縦横にセルが並ぶワークシートをタブで切り替えるという使い勝手もExcelとほぼ同様。機能面でもExcelとの互換性を重視した点は多く、例えばExcelで作成した「ピボットテーブル」やグラフは、Googleスプレッドシートでも編集できる。ただし、デザインは多少変化する。

WebやSNSでデータを公開

 共有や共同作業の手順は、Googleドキュメントと同じだ。Googleスプレッドシートでファイルを開き、「共有」をクリックして相手のメールアドレスなどを指定すればよい。

 Googleドキュメントも同じだが、メニューの「ファイル」→「共有」で「ウェブに公開」も選べる(図1)。これは、ファイルをWebサイトやSNSで不特定多数に公開するための機能だ。通常の共有との違いは、データの編集やコメントの追加ができないこと。通常の共有でも、全ての共有相手の権限を「閲覧者」に指定すれば同じように制限できるが、手順はこちらの方がずっと簡単だ。

Googleスプレッドシートでファイルを公開
Googleスプレッドシートでファイルを公開
図1 ファイルの共有もGoogleドキュメントと同様。ここでは「ファイル」メニューの「共有」を選択して「ウェブに公開」を選んでみよう
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 加えて、Googleスプレッドシートでは公開する範囲を対象ファイルの中の特定のワークシートやグラフのみに限定できる(図2)。そのほか、公開するファイルの形式や、公開後に元データの変更を自動的に反映させるかどうかなど、細かな指定も可能。必要な項目を設定したら、表示されるリンクをコピーして、見せたい相手に応じた公開方法を選べばよい(図3)。例えば、自社のWebサイトやSNSで製品データを公開するといった場合に便利だろう。

図2 「ドキュメント全体」をクリックしてワークシートやグラフのみを指定できる。公開するファイル形式や、公開後にデータを自動更新するかどうかも選べる
図2 「ドキュメント全体」をクリックしてワークシートやグラフのみを指定できる。公開するファイル形式や、公開後にデータを自動更新するかどうかも選べる
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図3 公開を選んだ後で表示される画面(上)。ここにあるリンクをコピーして相手に送る。SNSでの公開も可能。公開の中止もこの画面で操作する(下)
図3 公開を選んだ後で表示される画面(上)。ここにあるリンクをコピーして相手に送る。SNSでの公開も可能。公開の中止もこの画面で操作する(下)
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