全2468文字
PR

 メールの確認や予定の入力、シートの記入など、日常的に繰り返す単純作業は数多くある。こうしたパソコンでの定型作業は、習慣化することで効率的になる。半面、非効率な操作を含んだまま習慣化されている例も少なくない。ここでは、そうした定型作業にありがちな無駄を改善するワザを紹介する。

 さまざまな場面で日常的に発生するのがコピー・アンド・ペーストの作業。キーボードで操作する場合は、[Ctrl]+[C]キーでコピーした内容をクリップボードに一時保存し、[Ctrl]+[V]キーで貼り付けるのが定石だ(図1)。ただし、通常のクリップボードに保持できる内容は1つだけなので、貼り付ける直前にコピーしておく必要がある。

クリップボード履歴でまとめてコピペ
クリップボード履歴でまとめてコピペ
図1 Web記事のタイトルをExcelのシートにまとめる作業の例。日付、タイトル、URLのコピーとペーストを記事ごとに繰り返す必要がある
[画像のクリックで拡大表示]

 しかし、Windows 10のバージョン1809以降なら、コピーした内容を履歴で残す「クリップボードの履歴」という機能が使える。貼り付ける際に[Ctrl]+[V]キーではなく、いったん[Windows]+[V]キーを押す(図2)。コピーや切り取りをした内容の履歴が表示され、そこから選んで貼り付けられる。履歴として保存される内容は最大25個まで。コピーや切り取りの操作を繰り返してから、必要なものを選んで貼り付けていくといった使い方ができるので、コピペ作業の効率が上がる。サイズが小さければ、コピーした画像も履歴に保存される。

図2 クリップボードの履歴を使えば、一覧から貼り付ける内容を選べる。コピーした内容は最大25個まで保存できるので、順次コピー・アンド・ペーストする必要がない
図2 クリップボードの履歴を使えば、一覧から貼り付ける内容を選べる。コピーした内容は最大25個まで保存できるので、順次コピー・アンド・ペーストする必要がない
[画像のクリックで拡大表示]

 なお、クリップボードの履歴機能を利用するには、初回起動時に「有効にする」をクリックするか、「設定」アプリを開き「システム」の「クリップボード」にある「クリップボードの履歴」をオンにする必要がある。

 コピーした履歴は、25個を超えると古い順に消去され、再起動やパソコンの電源を落とすと全て消える。履歴が消えないようにするには、項目の右上にある「…」マークをクリックして「ピン留めする」を選ぶ。

 同じMicrosoftアカウントでサインインしたWindowsパソコン同士なら、履歴の共有も可能だ。設定アプリの「クリップボード」で「他デバイスとの同期」をオンにし、「自動同期」の欄で「コピーしたテキストを自動的に同期する」を選ぶと、履歴が自動的にOneDriveに保存される(図3左)。必ずしも全ての履歴を同期させたくない場合は、「コピーしたテキストを自動的に同期させない」を選択しよう。この設定で同期させる場合は、履歴右上の「…」マークから「同期」を選ぶ(図3右)。

履歴をクラウド経由で同期する
履歴をクラウド経由で同期する
図3 履歴を共有するには、「設定」アプリの「システム」→「クリップボード」で「他デバイスとの同期」をオンにする(左)。履歴を個別に同期させる使い方も可能だ(右)
[画像のクリックで拡大表示]

お決まりの文章はテンプレで

 数ある定型作業の中で、意外に手間が掛かるのがメールのやり取り。メールを作成するたびに、送信先に応じた署名や挨拶を挿入するなど、1通のメールを送信するだけでもある程度の時間を要する。やり取りするメールの件数が増えれば、日常業務の負担も増加する。

 署名については、事前に作成した署名をメールの末尾に自動挿入する機能を、たいていのメールアプリやWebサービスが備えている(図4)。ひと手間掛かるのは、挨拶などの定型文だ。相手の所属や役職、用件などによって文章を変える必要がある。Outlookの場合、そうした定型文を追加するための「マイテンプレート」機能を搭載している(図5)。テンプレートは複数登録でき、クリックするだけで文面のカーソル位置に追加可能だ。例えば、挨拶文として「お世話になっております」「お疲れさまです」などを登録しておき、相手に応じて使い分けるとよい。

署名や定型文をテンプレート化
署名や定型文をテンプレート化
図4 大半のメールアプリやWebサービスには、送信者の氏名や連絡先、所属元などをメール末尾に自動挿入する署名機能を備える。「Outlook」の場合、メール本文の「挿入」タブ→「署名」から設定できる
[画像のクリックで拡大表示]
図5 Outlookにある「マイテンプレート」機能。挨拶など日常的に使う文面をひな型として登録しておくと、メール作成時に簡単な操作で文面に挿入できる
図5 Outlookにある「マイテンプレート」機能。挨拶など日常的に使う文面をひな型として登録しておくと、メール作成時に簡単な操作で文面に挿入できる
[画像のクリックで拡大表示]

 定型文の入力に音声入力を利用するのも手だ。パソコンに接続した外部マイクや、ノートパソコンの内蔵マイクに向かって音声を発して、テキスト変換させる(図6)。

テキスト入力やアプリの起動を音声入力で
テキスト入力やアプリの起動を音声入力で
図6 外付けやノートパソコン内蔵のマイクを使った音声入力による操作イメージ。事前にコマンドを定め、音声で発すると、アプリの起動や定型文の入力が可能になる
[画像のクリックで拡大表示]