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 2023年10月に始まる適格請求書等保存方式(インボイス制度)では、請求書や領収書を処理する業務負担が確実に増えると多くの関係者が指摘する。請求内容をデータでやり取りできる「デジタルインボイス(電子インボイス)」が新たに導入されるものの、しばらくは紙などの請求書と混在が続くからだ。

 しかも受け取った適格請求書(インボイス)は内容の確認が欠かせなくなりそうだ。様式や記載内容に誤りがある場合、現在は可能な受け手側による内容修正が認められなくなり、必ず送り手側が修正して送り直す必要があるからだ。内容が正しく様式を満たさなければ、消費税の仕入れ税額控除を原則認めないのがインボイス制度のルールである。

 紙とPDF、デジタルインボイスの請求書が混在し、内容確認などの負担が増すことから「効率化という観点では、経理業務のDX(デジタルトランスフォーメーション)はいったん後退する」と指摘するITベンダーもいる。扱う請求書の数が多い企業は、デジタルを活用して経理や請求・支払業務をどう再設計するかが対策のポイントになる。

紙とデジタルの請求書が混在する環境で業務をデジタル化する例。紙の請求書をOCRなどで自動化するか、人手で対応できるかがポイントの1つになる。
紙とデジタルの請求書が混在する環境で業務をデジタル化する例。紙の請求書をOCRなどで自動化するか、人手で対応できるかがポイントの1つになる。
(出所:デジタル庁)
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請求書の数が多いと、受け取る側に大きな業務負荷

 インボイス制度の準備では、個々の取引先との間で「どの書類を適格請求書にするか」を最初に取り決めて合意する。請求書のほか納品書や検品書など様々な取引書類のうち、民間取引でやり取りする書類が様式を満たしていれば、どれを「適格請求書」に定めてもよいからだ。

 請求書と納品書に必要な記載事項を分けてセットで適格請求書にする、もしくは月ごとの納品物をまとめた月次の請求報告書などを適格請求書にすることも可能だという。ただし消費税計算の根拠にする適格請求書は取引ごとに1種類のみとし、2種類以上が併存しないようにする。また消費税の端数処理は、その書類に記載された税率ごとの合計金額を使って丸めるようにする。

 制度が始まると、自社が売り手となり請求書を発行する取引と、自社が買い手となり請求書を受け取る取引の両面で制度対応が必要になる。相対的に業務負荷が大きくなるのは、受け取った様々な請求書を確認してデータ化する必要のある買い手側だ。

 ただし買い手としての業務負荷を軽減する「奥の手」もあるという。税理士法人報徳事務所の赤岩茂代表社員兼理事長は「買い手から売り手に対し、支払い内容を確認する支払明細書などを発行する方法がある」と提案する。支払明細書が様式を満たし、売り手が支払金額の正しさなど書類内容に同意確認を取れば、適格請求書と見なせるという。

 明細書に「異議は期日までに申し出る」との趣旨を記載し、取引先に内容を確認してもらうことで同意とみなす方法もあるという。事前に取引先との合意が必要だが、大手企業で多数の取引先から物品を仕入れる場合などに導入メリットが見込めそうだ。適格請求書の様式を統一し、トータルで業務を効率化しやすくなる。

目指す姿は「全てデジタルで統一」

 インボイス制度に合わせて、適格請求書をデータ化したデジタルインボイスが日本で導入される。会計や請求管理のシステムに取り込みやすく、消費税計算や仕訳だけでなく支払いや請求管理の自動化にもつなげられる。定型的な内容確認も自動化しやすい。

 デジタル庁が日本のデジタルインボイス標準仕様「JP PINT」を策定しており、2022年秋には第1版を公開する。欧州で普及するデジタルインボイスの標準仕様「Peppol」を基に、日本向け拡張を加えた。国内外の多くのITベンダーが対応の製品やサービスの提供を表明している。ベンダーの計画に基づくと、2023年春頃から対応製品が増えそうだ。