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 プライベートでも仕事でも、PCで作業する際にさまざまなデータが作成される。このファイルをどのように管理しているだろうか。適当にデスクトップに置いている人も多いと思うが、トラブルになる可能性が高いのでオススメできない。仕事でいろいろな案件を手がけるようになればファイルが散乱し、最新版が分からなくなったり、関係のない人に送信して情報漏洩を起こしたりしまいかねないからだ。

 とは言え、ファイル管理において重要なのが、手間をかけない、ということ。神経質にきめ細かい管理をすれば、活用は進むかもしれないが、その管理時間のコストがペイできなくなる。とにかく簡単シンプルに、しかし目当てのファイルをすぐ見つけられるようにしておきたい。

 ファイルを効率的に管理するには、ファイルの保存場所や保存方法、検索方法が重要だ。今回は、Windowsでデータを管理する基本を紹介しよう。

ファイル管理はフォルダー分けが基本!3階層まで

 ファイルを管理する方法はいくつかあるが、主流はフォルダー分けとタグ付けの2パターンとなるだろう。タグ付けは、ファイルのメタデータにキーワードを付けて管理する方法。検索機能を利用し、必要なファイルを手軽に絞り込めるので、保存場所を気にしなくてよいのがメリット。フォルダー分けの手間が不要なのだ。

 例えば、プレゼン資料なら「仕事」「A社」「プレゼン」「プロジェクトX」といったタグを付け、必要に応じてキーワード検索する。この方法は画像管理やメール管理ではよく利用されている。しかし、日々の仕事で新しいファイルをたくさんやり取りする場合は、タグ付けの手間が無視できなくなる。やはり、昔ながらのフォルダー分けのほうが効率的だ。

 仕事で使うすべてのファイルは「仕事」フォルダーに集約し、その下に中分類のフォルダーを作成する。業務によって、「A社」「B社」になるかもしれないし、「プロジェクトA」「プロジェクトB」になるかもしれない。バックオフィス業務であれば、「経費管理」「契約書」といった分類になることもあるだろう。さらに、中分類の下には「領収書画像」「資料」「請求関連」など、業務に合わせた小分類フォルダーが必要になるかもしれない。

 このフォルダー分けは利用スタイルに合わせて、マイルールを作ろう。人によっては時系列を中分類にしたほうがいい場合もある。例えば、「仕事」の下に「2021」「2022」と年のフォルダーを用意し、その中に小分類として取引先の社名やプロジェクト名のフォルダーを作るほうが分かりやすいかもしれない。

 フォルダー分けは便利だが、基本的には3階層までにしておこう。検索するのであればいくら深くしてもよいのだが、手動で管理したり、探したりするなら3階層くらいがちょうどよい。ちなみに、筆者の場合は「仕事」→「出版社(取引先)」→「日付と特集名・連載名(案件)」といった階層になっている。

 仕事に関するファイルはすべて、この「仕事」フォルダーにのみ保存することで、データを探す際もバックアップする際も、手間がかからないのがメリットだ。

 ちなみに、「大分類」フォルダーの保存場所はどこでもいいが、エクスプローラーを開いて簡単にアクセスできるところがオススメ。Cドライブの直下や標準の「ドキュメント」フォルダーでもいい。起動ドライブの容量を消費したくないなら、Dドライブなどに保存するといいだろう。

大分類、中分類、小分類の3階層でフォルダーを管理する
大分類、中分類、小分類の3階層でフォルダーを管理する
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