大事な用件を知らせるメールもあれば、メルマガやSNSからの通知など、急を要さないメールもある。受信メールで重要なのは、いつ読んでも問題のないメールの中に、すぐに対処すべきメールを埋もれさせないことだ。
振り分けにはタブを利用 カテゴリー分けで効率アップ
受信メールをカテゴリーに応じて自動振り分けしてくれるのが、Gmailの特徴の1つ。初期設定では、「メイン」「プロモーション」「ソーシャル」の3つのタブで振り分けが行われる（図1）。
「メイン」タブは、仕事関係やプライベートなメールなど、一般的なメールを表示するタブ。「プロモーション」タブに入るのは、マーケティング関連のメール。セールのお知らせやクーポンといったショップからのメール、関心があると判断されたトピックのメール、社会的・政治的運動などに関するメールなどがここに分類される。「ソーシャル」タブにはSNSや口コミサイト、YouTubeのようなメディア共有サイトからのメールなど、ソーシャル系ウェブサイトからのメールが分類される。重要なメールは主に「メイン」タブに表示されると考えてよい。
Gmailのカテゴリー分けはかなり正確だが、ほかのタブに分類されてしまうメールもある。定期的に振り分けられたメールを確認し、間違って分類されたメールは、手動で正しいタブにドラッグする（図2）。表示される確認画面で「はい」を選べば、以降、同じ差出人からのメールは、指定したタブに表示されるようになる。
「メイン」タブには、ほかのタブに振り分けられなかったメールがすべて表示されるため、まだ多くのメールが残っているかもしれない。Gmailには、「新着」と「フォーラム」というタブもあるので、必要に応じてカテゴリーを増やすとよい。
特に「メイン」タブの通数を減らすのに効果的なのが「新着」タブだ。オンラインショッピングで買い物をすると、領収書や明細といった自動送信メールが届く。「新着」タブには、こうした自動生成される通知メールが分類される（図3）。電子掲示板やメーリングリストを使っているなら、「フォーラム」タブを使って分類するとよいだろう。
タブの表示／非表示は、Gmailの設定画面で自由に変更できる（図4）。「新着」タブを表示させるなら、「新着」にチェックを入れるだけでよい。自動分類されるのが苦手なら、「メイン」以外のタブを非表示にしてもかまわない。
