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 取引先など社外のビジネスパーソンと、Web会議などの日時をオンラインで調整できる商用のクラウドサービス。日程調整ツールとも呼ばれる。複数の候補日時を自動的に伝えるなど、日程確定までメールのやり取りを繰り返す手間を省ける。

 こうした日程調整サービスにはE4(イーフォー)の「eeasy(イージー)」、ジクーの「Jicoo(ジクー)」、ミクステンドの「TimeRex(タイムレックス)」、RECEPTIONIST(レセプショニスト)の「調整アポ」などがある。2020年春以降の新型コロナ禍を機に提供を始めたサービスが多い。背景に、感染防止のため非対面でコミュニケーションを取る手段としてWeb会議サービスが普及したことがある。

 企業がWeb会議サービスを営業活動で活用すれば、営業担当者は訪問先へ移動せずに済み、1日の商談件数を増やせる。半面、Web会議は事前の日程調整が必須なので、取引先とのメールのやり取りが増える。こうした理由から、調整作業の負担軽減が見込める日程調整サービスに注目が集まっている。

 日程調整サービスでは、ユーザーが業務で使っているGoogleカレンダーやMicrosoft Outlookのカレンダー機能といったSaaS(ソフトウエア・アズ・ア・サービス)と連携し、ユーザーの空き時間情報を取得する。

 取引先などと日程調整する際は、日程調整サービスが発行した日時予約用のWebページのURLを調整相手にメールなどで送信する。このWebページにはユーザーの空き時間が示されており、調整相手は都合の良い日時を選んで日程を確定できる。確定した日時はユーザーのカレンダーに自動反映される。

連携でWeb会議室のURLも自動発行

 日程調整サービスはZoom MeetingsやGoogle Meet、Microsoft Teamsといった主要なWeb会議サービスとも連携可能だ。調整相手が日程を確定したタイミングで、Web会議室のURLを自動発行できる。ユーザーは、Web会議の開催日時を予約したりURLを調整相手に知らせたりする手間を省ける。

 2022年に入ってから日程調整サービスで、参加者が3人以上のミーティング向けの日程調整機能を強化する動きが目立つ。特に各参加者が都合の良い日時を投票するなどして日程調整する機能強化が著しい。各参加者の所属企業が異なり、お互いのスケジュールを共有していない場合も、効率良くWeb会議などの日程を調整できる。

 ユーザーが日程調整サービスを活用するコツの1つは、日程調整サービスと連携しているSaaSのカレンダーに、集中して作業する時間など仕事の予定を、休憩時間も含め、もれなく登録しておくことだ。日程調整サービスは、連携しているカレンダーに予定が入っていない時間帯を空き時間と認識する。このため、空き時間を作業や休憩に充てたいと思っても、Web会議の予約が入ることがある。

 ユーザーがあらかじめ作業時間や休憩時間をカレンダーで確保しておけば、ユーザーが1日の業務時間中、休む間もなくWeb会議が続くといった状況を回避できる。