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Web会議は対面に比べデメリットが多く良質な企画という成果物を出しづらい。だが記録をフル活用することで、途中で捨てた内容を救済できる大きな利点がある。議論内容の振り返りと整理をしっかりすれば、対面会議の成果を超えるはずだ。

 本連載は、筆者が100%テレワークで運営する新規事業の企画立案プロジェクト「MIXTIA(ミクスティア)」で培ったノウハウを基に、企業の成長と発展に不可欠な企画業務で成果を上げる方法を紹介します。

 今回は、テレワーク会議(Web企画会議)で成果を上げるために必須となる「振り返り」と「整理」について説明します。Web企画会議にはデメリットが多いのは事実ですが、会議の内容をきちんと振り返り、それを整理することで、対面会議に比べて勝るとも劣らない成果を上げることが可能です。

 企画のテーマではないWeb会議でも参考にできる内容を説明しますので、ご一読ください。

 Web企画会議は、対面時と比べて「良い企画をつくる」という成果を上げるには不利な点が多いため、事前準備から実際の会議運営、ソフト/ハード環境の整備をすることでデメリットを少なくする対応が主になります。

 しかし、デメリットばかりではありません。対面の企画会議では成しえない、Web企画会議だからこそ成果向上に寄与する取り組みがあるのです。それが振り返りと整理です。セットで実施すると効果を高められます。本稿では振り返りについて説明します。

振り返りには記録した内容を活用

 筆者は、Web企画会議で議論した内容を把握する作業を振り返りと呼んでいます。これこそが、対面の企画会議では難しく、Web企画会議では容易に実現できる作業なのです。

 対面の企画会議で行われた議論の内容を把握するには、書記の役割を与えられたメンバーが議事録を作成する方法と、各自取ったメモを集めて足りない部分を思い出しながら皆が議事録を作成する方法の2つがあります。

 前者の方法は、議事録を取るメンバーが肝心な議論に集中して参加できないためお勧めできません。

 後者の場合は、細切れのメモの内容を時系列に並べ直し、足りない内容は記憶を頼りに思い出しながら議事録を作成することになるので、どこまで再現できるか分からないのが難点です。かつ、欠落した部分に重要な内容が含まれている可能性があります。よって、工数がかかる割に成果が見込めないのでこれもお勧めできません。

 対面の企画会議ではその場で戦わせる議論が重要であり、議論の結果のみが成果です。これはいい・悪いではなく、事実としてそうなっている、という指摘です。

 一方、Web企画会議はどうでしょうか。Web企画会議では、まずWeb会議ツールを必須で利用します。加えて、非対面のデメリットを補うチャットツールやホワイトボードツールなどの様々なソフトウエアを利用します。それらのツールには録画機能や保存機能があり、議論した内容をそのまま記録できることがWeb企画会議のメリットとなります。

 記録は最も重要なポイントです。対面の企画会議では議論の内容が残らず消えてしまいますが、Web企画会議では環境を整え適切な設定をしておくことで、議論の内容全てが記録されます。

 ここまでの説明で、「だから何なのか?議論の内容が記録に残っても、議論が終わった後ではめったに見ないし、ためるだけでどうしようもない」と思う読者は多いのではないでしょうか。確かに、従来の企画会議ではその場の議論の結果が全てですので、記録が残っていても成果にはほとんど影響しません。しかし、筆者がWeb企画会議の記録を分析した結果、驚くべきことが分かったのです。