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ビデオ会議をうまく活用するには、対面とは違う工夫が必要になる。ちょっとしたコツで、カメラを通して相手と目線を合わせられる。上司は聞き役に回るなど、ビデオ会議を円滑に進める4つのポイントを解説する。

 今回は、ビデオ会議におけるマネジメントを解説します。

 皆さんの会社では、テレワーク率はどれぐらいでしょうか。2020年4月の緊急事態宣言時に、政府は通勤者数の7割減を目標に掲げ、テレワークなどの導入を推奨しました。もちろん、業種・業界によってどこまでテレワークを実施できるかは大きく異なるので、一律で7割減を達成するのは現実的ではありません。

 しかし、ニューノーマルと言われるように、今後、新型コロナ禍の情勢が落ち着いたとしても、出勤前提の働き方に戻ることはないでしょう。以前は対面での仕事が当たり前だった業種であっても、今後もずっと対面での業務を前提とするのではなく、ニューノーマル時代における新しい仕事のやり方を模索していかなければなりません。

 筆者もこの原稿を書いている2021年5月時点、オフィスへの出社は週に1日程度で、テレワーク率にすると80%です。週に4日は、自宅からTeamsやGoogle Meet、Zoomで会議に参加しつつ仕事を進めています。以前は毎日オフィスと顧客先を行き来することが当たり前の生活をしていましたが、「テレワークをする」と決めてからは、仕事の仕方が大きく変わりました。

部下のマネジメントが変わる

 ニューノーマル時代の働き方は、今後の試行錯誤の中で形作られていくものです。出社と在宅勤務のハイブリッド勤務が進むことで、働く時間と場所の自由度は上がっていきます。同時に、「出社すること≒働くこと」だった時代は終わります。成果は、何時間働いたではなく、何をアウトプットしたかで測られるようになるでしょう。

 それに合わせて部下のマネジメントも、「いつ(When)、どこで(Where)、どうやって(How)」働いているかではなく、「何のために(Why)、何をアウトプットしたか(What)」を管理する、つまり行動から質の管理に変わらなければなりません。

図 ニューノーマル時代のマネジメント
図 ニューノーマル時代のマネジメント
「行動」から「質」へ管理を変える
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 このような働き方の変容により、今後も社内外の会議、顧客への営業活動などにビデオ会議がますます活用されることは間違いありません。「対面ではないビデオ会議はやりづらい」で終わらせず、ビデオ会議を活用して仕事の質を上げていくことが必要です。

ビデオ会議はやりづらいのか

 「ビデオ会議はやりづらい」「やはり対面での会議の方が簡単に開催できる」と、感じている人も多いのではないでしょうか。

 対面であれば、メンバーが会議室に入れば会議を開始できます。ところがビデオ会議の場合、会議の開始にたどり着くまでにさまざまなハードルがあります。「ビデオ会議の招集(会議のURLなど)が届いていない」「ID・パスワードが分からずログインできない」「相手の声が聞こえない」「自分の映像が映らない」などはビデオ会議“あるある”です。

 対処法はシンプルです。「早めに会議に入ってください」。5分前行動を取るだけで、会議に入るまでの“あるある”の多くは解決できます。

 早く入った人同士で雑談を始めれば、音声・映像・接続のテストにもなりますし、会議のアイスブレークにもなります。いつものTeamsだと思っていたら、今日に限って社外の参加者がいるためZoomに変更されていたといった状況でも、5分あれば十分、入り直しができるでしょう。