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オンライン会議に役立つツールの代表が「オンラインホワイトボード」と「社内掲示板」だ。オンラインホワイトボードは共同編集だけではなく、ビジネステンプレートも利用できる。社内掲示板は情報の一元管理を容易にし、さまざまな業務を便利にする機能を備える。

 今回は、オンライン会議で便利なお役立ちツールを紹介します。

 TeamsやZoom、Meetなどを利用したオンライン会議が一般的になっています。しかし会議室での対面と比べ、オンラインではやりづらい面があるのは皆さんも経験しているでしょう。こうした課題を解決する一助として、2つのツールを解説します。

オンラインホワイトボードを活用

 一つ目のツールは、何と言っても、オンラインホワイトボードです。オンライン会議で多くの人が不便に感じるのは、ホワイトボードが使えないことではないでしょうか。

 筆者の会社ではここ数年、新規のビジネスやサービスを検討する際、プロジェクトメンバーが集まって発散と収束を繰り返すアイディエーションを行うことが増えました。

 社員同士がディスカッションできるオープンエリアを社内に設けており、壁一面のホワイトボードや移動式の小さめのホワイトボードを何台も置いています。このエリアは非常に人気が高く、在宅勤務率が高くなった後にも、メンバーとの対面ディスカッションが必要なシーンで活用されています。

 業務に必須のツールというと、ExcelやPowerPointが思い浮かびますが、ホワイトボードというアナログなツールが、実は会議で重要だったことが再認識されています。

 とはいえ、出社と在宅とが入り乱れるハイブリッド勤務の時代。参加メンバーの全員がオフィスに集合するとは限りません。顧客との共創案件や、他社との協業案件など、参加メンバーの人数や場所が増えるごとに、「同じ時間に同じ場所に集まる」難易度が急激に上がっていきます。

 そこで、皆さんにお勧めしたいのが、オンラインホワイトボードです。例えば、オンライン会議はTeamsで行っているという人であれば、画面右上の上矢印から「コンテンツ共有」のメニューを出して、「Microsoft Whiteboard」を選択すれば、資料共有と同じようにホワイトボードを共有できるようになります。

図 Teamsのホワイトボード
図 Teamsのホワイトボード
オンラインホワイトボードを活用する
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 このツールでは、ホワイトボードを他の参加者と共同編集することや、画像ファイルとして書き出すこともできます。タブレットで利用する場合は、物理的なホワイトボードと同じように手書きでの書き込みも可能です。

 物理的なホワイトボードにないメリットとして、会議終了後にホワイトボードをスマホで撮影し参加メンバーに共有するといった2度手間もなくなります。情報セキュリティーの観点からもお勧めです。

 Windowsアプリ版のMicrosoft Whiteboardもあります。こちらはTeamsから起動できるものよりも高機能で、画像やPDFファイルの1ページをホワイトボード上に張り付ける、といったこともできます。通常版でも十分高機能ですが、使い慣れてアレコレと応用したくなったら、アプリ版を併用するのもよいでしょう。

Google Jamboardもお勧め

 会社の標準ツールがGoogle Workspaceというケースや、参加メンバーに社外の人がいるのでTeamsが使えないケースもあるでしょう。そうした場合は「Google Jamboard」もお勧めです。

 Jamboardはクラウド型電子ホワイトボードです。会議室に設置できる55インチのディスプレータイプのものから、iOSやAndroid用のアプリもあり、さまざまなデバイスから容易にアクセス可能です。そのため、同じ会議室内に座っているメンバー同士はもちろん、離れた場所から参加するメンバーが交ざっていても、コラボレーションが非常にスムーズに行えます。WebブラウザーのChromeを使っていれば、アプリリストから簡単に起動できるのも便利な点です。

 Googleに接続できれば細かな設定をしなくても使えるので、TeamsのようにMicrosoftアカウントがないと使えないわけではなく、さまざまな環境からアクセスできます。

 Teamsと比較してレスポンスが良く感じるところも個人的には好印象です。このホワイトボードは、Jamというファイルとして共有することができます。そのため、オンライン会議の場だけではなく、会議の前後でチームメンバーが共同で作業する、といった使い方もできます。

 筆者は、参加メンバー全員にMicrosoftアカウントがあるならTeams、なければGoogle Jamboardという使い分けをしています。