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「議論の道筋やストーリー構成」に関するスキルを解説する。会議前には、結論、道筋、情報、時間、参加者、意見について熟慮しておく。それなりの時間と準備が必要だが、会議をうまく進行するために欠かせない。
今回は、前回紹介したファシリテーションに必要な6つのスキルの内、「議論の道筋やストーリー構成」に当たる部分を深掘りする。
会議前に熟慮しておくべき6項目
皆さんが議事進行役を務めた際、どのようにその場に臨んだかを思い出してほしい。多くの人は、漠然と与えられた議題や出席者の確認、会議室が使える時間などは確認しただろう。
ところが、その程度の準備で会議に臨むと、議論の流れやメンバーからの発言次第で、議事の方向性や必要とされる時間が大きな影響を受けてしまう。少なくとも会議の前日までに、数時間から数日かけて以下の6つの項目について熟慮しておくべきだ。
- （1）結論：最終的に出すべき結論は何か？
- （2）道筋：結論を導くには何をどう決めればよいか？
- （3）情報：事前に収集が必要な情報は何か？
- （4）時間：全体および各フェーズにどのくらい時間をかけるか？
- （5）参加者：必要・適切な参加者は誰か？
- （6）意見：どのような意見が出そうか？
これら（1）～（6）は必ずしもこの順番で考える必要はないが、（1）の結論はその他全てに影響するため、最初に考えることをお勧めする。主に（1）（4）（5）の要素などを織り込んだ「アジェンダ」と呼ぶ事前計画書を作成することが、国内外を問わずファシリテーションの世界では推奨されている。
では、各項目を具体的に見ていこう。
図 ファシリテーターが事前に考えておくべき項目
6つの観点で会議に備える
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