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DXで解決する真に重要な問題・課題を決めるには、デジタル技術で解決の図れる問題・要望を集める必要がある。今回は課題決定のために集めるべき情報とその集め方を解説する。

 本連載では、デジタル技術を活用して業務のやり方を改革する業務改革型DX(以下、DX)の進め方を解説しています。DXでは、解決すべき業務上の問題・課題を明らかにした上で、その解決に役立つデジタル技術を使った新しい業務の仕組みを検討、構築します。

 解決すべき問題・課題を決めるには、インプットとして業務部門の代表者から現行業務上の問題や改善要望を集めます。真に重要な問題や課題を導き出すには、質の高い情報を集めることが極めて重要です。

 今回は、現状の問題や改善要望を集める際に、どういう情報を集めるのか、どうやって集めるのかを中心に解説します。これまでと同様に、現在DXプロジェクトを担当しているITベンダーの中堅SE村山さんの架空のストーリーを交えて学んでいきましょう。

 日経ITソリューションズの中堅SE村山は、顧客であるマイルス精工で「工場DXプロジェクト」の要件定義を支援している。来週はいよいよ、検討体制に選ばれた全てのメンバーを集めたキックオフミーティングを開催する。村山は、その進行について相談に乗ってもらうため、超上流工程のエキスパートである先輩SEの工藤を訪ねた。

「来週の水曜日にキックオフミーティングを開催することになりました」

「そうか。メンバーは全員集まるのかな?」

 工藤はいつものように穏やかな表情で村山を迎えた。

「はい。検討体制に選ばれた全員に参加していただける予定です」

「それはよかった!」

 工藤がうなずきながら言った。

「今日はキックオフミーティングの進行について教えてください」

「OK。説明しよう」

プロジェクトを正式に立ち上げる

 今回は、前回に引き続きステップ2「現行業務と問題の把握」の具体的な進め方を解説します。ステップ2では、4つの手順を踏んで、対象範囲の事業と業務の内容を調査して図や表に整理し、プロジェクトリーダー(PL)や検討メンバーから現状の問題や改善要望を集めます。今回は後半の手順3、手順4のやり方を詳しく解説します。

図 ステップ2「方針と実行計画の立案」の手順3「プロジェクトの立ち上げ」と手順4「現状問題の収集と整理」を解説する
図 ステップ2「方針と実行計画の立案」の手順3「プロジェクトの立ち上げ」と手順4「現状問題の収集と整理」を解説する
要件定義ステップ2「現行業務と問題の把握」の手順
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 手順3「プロジェクトの立ち上げ」では、検討体制に選んだ全てのメンバーを集めてキックオフミーティング(KOM)を開催し、プロジェクトを正式に立ち上げます。

 手順3ではまず、検討体制に選ばれたメンバーの予定を確認し、KOMを開催する日時と場所を決めます。KOMは、通常2時間程度で実施します。

 次に、KOMでの説明用資料として「プロジェクトの趣旨説明資料」と「要件定義事例」を用意します。

 プロジェクトの趣旨説明資料には、前半にDXの「背景・目的」「推進方針」「対象事業」「対象業務」「全体手順とスケジュール」などを説明するページを入れ、続いて要件定義フェーズの「実施手順」「検討体制」「検討スケジュール」などを入れます。

 通常、KOMではプロジェクトの趣旨と進め方を説明した後、PLや検討メンバーに対して、現行業務上の問題や改善要望についての情報提供を依頼します。そのため、資料の後半にはそれを説明するページを入れます。

 要件定義事例には、KOMの参加者に要件定義フェーズで何をやるのかを具体的に理解してもらうため、類似した進め方をした事例があれば、その成果物を抜粋して編集します。