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報連相の改善で工期遅延を防ぐ

 報告、連絡、相談を略した「報連相(ホウレンソウ)」が不十分だと、結果として現場にムダが生じ、工程が遅れてしまうこともある。

 報連相は社会人の常識だが、意外と誤解されている部分も多い。改めて、それぞれの定義を確認する。

 報告とは、指示や命令、依頼をした人に返答することをいう。連絡とは、関係者全員に対し、相手が知っておいた方がいいと思う内容を伝えることだ。相談とは、信頼関係のある人に、自分が聞いてほしいと思う事項を打ち明けることを指す。 

 報連相の不備が原因で工程が遅れるのは、主に次のようなケースだ。

 (1)工事、設計、営業の社内各部門の報連相が悪く、指示命令体系が一元化されていない(2)工事担当者と資材納入会社との報連相が悪く、必要なときに必要な資材が納入されていない(3)工事担当者と外注会社との報連相が悪く、現場に適切な指示が出ていない──。

 報連相の問題による工期遅延を防ぐには、「仕組みの改善」と「作業・活動の改善」が欠かせない。

 まずは、(1)会議のやり方を変える(2)報告書の書式を変える(3)報連相ツールを導入する─など、報連相を実行しやすい仕組みをつくる。そのうえで、作業・活動の目的と概要を周知し、内容を改善。それを習慣化できるように教育する。

 報連相は仕事の基本であるだけに、「分かっているつもり」になっているケースが多い。繰り返し徹底しなければならない。