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 テレワークの実施に当たって解決すべき課題がいくつかある。

 その1つが上司や同僚とのコミュニケーションだ。対面で話す機会がなくなるためリアルタイムのコミュニケーションが取りづらくなる。とはいえ、電話を常時接続しておくわけにはいかない。またメールを使った連絡はタイムラグが発生しがちだ。「○○さん、お疲れさまです。」といった定型文を記述する時間も無駄である。

 このような場合に検討したいのが電話とメールの「良いとこ取り」をしたビジネスチャットツールである。

 インターネットに常時接続しているパソコンやスマートフォンでビジネスチャットツールを利用すれば、リアルタイムのコミュニケーションが可能だ。会話をするようにメッセージをやりとりしたり、ファイルを共有したりできる(図1)。

図1●ビジネスチャットツールのイメージ
図1●ビジネスチャットツールのイメージ
専用サーバーを介して、インターネット経由でメッセージやファイルなどをリアルタイムでやりとりする。通信にはHTTPSなどを使用する。
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 代表的なビジネスチャットツールには米マイクロソフトの「Microsoft Teams」や米スラックの「Slack」が挙げられる。いずれのツールも機能制限はあるが無料版を用意している。まずは無料版で試して物足りないようなら有料版の導入を検討しよう。

 TeamsとSlackのチャット機能やファイル共有機能に大きな差はない。では導入に当たってどのようなポイントを考慮すればよいのだろうか。ここではこれらの無料版の特徴を大まかに紹介する。

Office文書に強いTeams

 Teamsの特徴はマイクロソフトのOffice製品群との相性の良さだ。例えばWordやExcel、PowerPointといったファイルをTeams内で共有し、編集・閲覧できる。プレゼンテーションの資料を共有して部署内のメンバーでチャットをしながら検討するといったことが手軽にできる(前ページの図2)。テレワークで遠隔地から会議に参加しなければならない場合などに有用だ。

図2●「Microsoft Teams」の画面例
図2●「Microsoft Teams」の画面例
Office製品群で作成したファイルなどを共有しながらチャットできる。
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 無料版にはいくつか制限がある。例えばユーザー数は最大300人である。またメッセージに添付できるファイルの保存容量はユーザー1人当たり2Gバイトまで。ただしTeamsに記述されたメッセージは保存容量に制限がない。

 使える機能にも制限がある。メッセージの検索といった一般的な機能は無料版でも使えるが、ユーザーやアプリケーションを管理する機能は使えない。