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3日分のデータは3分半で新電子カルテシステムに移行

 12月30日午前6時~1月2日午前6時(記録操作は午前3時まで)までの3日間の稼動期間で、電子カルテ停止時システムの利用者数は925人(医師289人、看護師569人、その他67人)、延べ利用回数は7266回(医師2249回、看護師4597回、その他420回)。入院患者543人、外来患者131人に対して、6289件の記録が発生した。

 「年末年始といえども、予想以上の利用者と件数がありました。電子カルテ停止時システムがなければ、6000件を超える記録を手書きしなければならなかったわけですから、大変な負担になったでしょう。新システム稼動後に、手書き記録をスキャンしたり、電子カルテに入力し直したりする膨大な手間も回避できました」(吉田氏)と、電子カルテ停止時システムの運用成果を強調。「実際に利用した職員から、コメント機能を通じて“イイね!”をたくさんもらいました。もちろん、いくつかトラブルシューティングの依頼もありました」と吉田氏は笑う。

電子カルテ停止時システムの処方オーダーの画面
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 電子カルテ停止時システムに記録したデータを新電子カルテシステムに引き継ぐ作業は、新たに開発した電子カルテ送信用のプログラムによって、わずか3分30秒で完了。一部ルールの処理を手作業で行う必要が出てくると予想して、午前3時から6時までをデータ移行時間に充てていたが、はるかに短時間で実施できた。処方オーダーや病棟移動情報は今回データ移行しない設定だったため手作業での入力作業が発生したが、今後はデータを引き継げるようにする予定だ。

 「電子カルテの代替システムをしっかり整備すれば、更新時の電子カルテ停止期間を無理に短縮する必要はなくなります。移行期間を短縮しようとすると、医療情報システム部門やベンダーに大きな負担がかかり、その結果ケアレスミスも増えます。その意味でも、電子カルテ停止時システム開発の成果は大きいと自負しています」(吉田氏)。