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その場で合意を得る

[4]議題と参加者を一致させる
 会議に10人参加しているのに、発言するのは2、3人…。こんな会議になっていないでしょうか。

 会議参加者の選定基準は、解決策を出せる人です。その問題に関する情報や経験、知識を持つ人を選ばなければなりません。立場や職位を基準に考えるのではありません。ついつい、「あの人も関係あるから、声を掛けておこう」となりがちですが、参加者をむやみに増やすと、意思決定までに余計な時間がかかってしまいます。

 何かを決める必要のある会議を開催する場合は、必ずその議題について意志決定権限を持つ人を入れる必要があります。会議の場ですぐに意志決定することで、スピーディーに次のアクションを取ることができます。

[5]会議時間と役割を設定する
 例えば、「30分以上の会議を禁止する」といったルールをつくると、1つひとつの会議が非常にコンパクトになります。

 事前準備に時間をかけて効率よく会議を行えば、大半の会議は30分以内に完了するはずです。「事前準備が効率的な会議につながる」という意識を参加者に浸透させるために、ルールを決めてしまうのも有効です。また、事前にファシリテーターやタイムキーパー、議事録担当を決めておきましょう。

 ファシリテーターを決めておけば、会議中に話が横道にそれてもすぐに本題に戻すことができます。タイムキーパーがアジェンダを時間通りに管理することで、会議時間の延長を防げます。

[6]アジェンダに従って時間を計測する
 会議は必ず時間通りに始め、議題ごとにきちんと時間を計測して進めましょう。参加者に、この会議に今どれくらいの時間を消費しているかを認識させることで、関係者全員が議題に集中することができます。

 しっかり準備しても、会議はなかなかアジェンダ通りに進みません。決められた時間以上に会議が長引くと、参加者の集中力やモチベーションが、だんだん下がってしまいます。

 決めた時間でゴールまで達成できなかった議論は、改めて会議の場を設けて決定するといった方法を採るとよいでしょう。

[7]議事録を会議と並行して作成する
 議事録担当は、会議と並行して議事録を作成しましょう。会議後に議事録を作成し、後日合意を取る会議は非効率です。最後に参加者全員と結果を確認・共有してから会議を終えるようにします。こうすれば、議事録作成と確認の両方にかかる時間を大幅に短縮できます。

 その場で合意を取っておかないと、後で意見の食い違いなどが発生し、会議で議論した内容自体が水の泡になってしまうこともあります。

 どんな会議もこれらの基本的な7つのポイントは変わりません。ムダな会議が多いほど、余計な時間とコストがかかり、仕事全体の効率も低下していきます。正しい会議が行われれば、これほど有効な解決手段はありません。問題解決の強力な武器へと変貌するはずです。

 会議を効率よく進めることは、日々の生産性を高め、ビジネススピードを加速させるとことにつながるのです。