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 日々、業務システムから出力される伝票や発注書、納品書や請求書といった「帳票」類。企業には数多くの帳票が存在するが、多くの企業では単に保管をしているだけで、専用ツールで管理をしているドキュメント類や帳簿と異なり、適切な管理が行えていないのが実情だ。こうした帳票の管理不足は様々なトラブルを生み出すことになる。必要な時に膨大なファイルの中から該当ファイルを検索できず作業効率を低下させたり、セキュリティ対応が不足し機密情報の漏洩が発生する場合もある。さらには、取引先の信用失墜を招くこともあるだろう。

 こうした帳票管理ニーズに対応するのが、ウイングアークが提供するPDF帳票専用の保管ツール「SVF PDF Archiver」だ。

 製品の特長としてまず挙げられるのが、高度な検索性を備えていること。検索エンジンに文字を2文字ずつ抽出し完全一致検索を行う「bi-gram」方式を採用し、正確で漏れのない全文検索を可能にしている。保管時には、全文検索用のテキストを自動生成するため、正確で漏れのない該当帳票の検索を可能にしている。

 また、検索インデックスを登録する手間も発生しない。英語はもちろんのこと中国語やタイ語、チェコ語など8カ国語に対応し、ユーザーインタフェースも日本語のほか英語と中国簡体字バージョンを準備するなど、海外でのPDF保管運用の利便性も高い。

 柔軟なセキュリティ管理が行えるのもこの製品の魅力である。ユーザーやグループごとにアクセス権限を設定できるほか、フォルダごとにセキュリティレベルの設定も可能にしている。その上、帳票自体に「透かしファイルの埋め込み」や「パスワード設定」「暗号化」といったセキュリティ機能を付加することもできる。

 さらに、厳格な履歴管理が行えるため、コンプライアンスの徹底にも役立てられる。「いつ」「誰が」「どこから」「何を」したか操作ログを取得し、帳票のダウンロード時には、ユーザーのログインIDやユーザー名などを自動で埋め込めるため、証跡を確実に残せるほか、心理的な不正抑止効果にも期待できる。このほか、オプションとして電子署名やタイムスタンプにも対応する。

 SVF製品から出力されるPDF規格にのみ対応する下位版と、一般規格のPDFにも対応する上位版の2モデルから選択が可能だ。

ポイント

特徴
●PDF帳票特化型アーカイバー
●高精度な全文検索で、瞬時に必要な帳票を検索。8カ国語の多言語対応
●権限に応じたアクセス、きめ細かなセキュリティレベル設定が可能
●操作ログの取得や、PDFユーザー情報埋め込みで履歴を管理
価格
最小構成180万円~