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二十四、会議効率 飛躍させたは 謎のIT

 経営幹部の会議でプロジェクターを使う企業が増えています。式次第に沿って議題にあがる資料を大きなスクリーンに映し出し、それぞれの担当幹部が説明し議論するという使い方が多いようです。検討と議論が尽くされたところで、議長は、採決の音頭を執ります。採決まで行かない議題は、採決に至る前提条件を満たすための課題を浮き彫りにし、その解決の責任者と期限を決め、議事録に書くのです。
 せっかく、ITとプロジェクターを会議で使う企業であっても、議事録を数日かけて書き、会議出席者同士がメールを送り合って確認するようでは、誤解が生じやすく、会議効率は悪いと言えるでしょう。
 うまく成功している場合、議事の進行中、マルチウィンドウ機能を使って、議事録も一緒にプロジェクターに表示します。こうして、決済事項だけでなく、課題を解決する責任者と期限についても、その場で全員が確認しながら決めて、議事録を同時に作成していくのです。会議の非効率、会議で決まったことの不徹底、何をするにも時間がかかり過ぎる、といった弊害を一気に取り除き、会議の質と生産性の両面を飛躍的に向上させることができます。


(文・森岡 謙仁=経営・情報システムアドバイザー、
アーステミア有限会社代表取締役社長)