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 BPMは企業の各部門の業務プロセスを統合的に管理すること。販売、購買、生産、会計といった業務を、それぞれの中だけで考えるのではなく、受注から製造、納品、会計といった全体の業務の流れをとらえて管理する。

 実際にBPMを進めるときは、(1) 全体の業務プロセスを作り、(2) 業務プロセスに合わせてシステム間のデータフローを決め、(3) 個々のシステム間でどのようにデータを受け渡していくかを定義する、という手順を踏む。EAI(企業アプリケーション統合)ツールには (3) のデータ連携の機能しかない。その前の段階である業務フローとシステム間のデータフローを定義する部分の管理ができないため、(1) から (3) までを総合的に管理するBPMツールが登場した。

 BPM ツールを利用すると、業務プロセスをUML(統一モデリング言語)を利用してフローチャートとして定義、チャート内の個々の業務処理を業務システムと関連付けることでシステムをまたがるデータフローを作り、最後にEAIの部分である個々のシステム間のデータ連携を定義することができる。したがって、BPM をシステム面から見ると、個々の業務システムをサブシステムと見立て、それらを組み合わせて、大きな業務システムを構築することと同じになる。

 その結果、業務プロセスの変化に対して、柔軟に対応できるようになる。個々の業務システムは独立しているので、生産管理システムを入れ替える場合でも、 BPMツール上で業務処理と関連付けるシステムを変更すれば済むからだ。また、新たにSCP(サプライチェーン計画)システムを追加する場合でも、これまで販売管理システムから生産管理システムに渡していた受注データを、SCPにも渡すようにチャートを修正すれば、SCPで生産計画を立案できるようになる。