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「ファイル」→「ページ設定」→「ページ設定」タブで「白黒印刷」をオンに

 Excelでグラフを作成すると,円グラフや棒グラフに自動的に色が付くのはご存知の通り。しかしこれを会議などの資料として白黒で印刷すると,グラフの“色”が“は白黒の濃淡”で表現されため,グラフの違いは判別しにくくなってしまう(図1)。こんなときにぜひ知っておきたいテクニックが「白黒印刷」の設定だ。Excelであらかじめ白黒印刷に適した設定に変更しておけば,白黒印刷時に色の違いが模様の違いで表現されるため,きちんとグラフが判別できるように印刷される(図2)。

図1●モノクロでグラフを印刷すると,色の代わりに白黒の濃淡でグラフが表現される。濃度の近いものが並ぶと,違いが際立たない

図2●あらかじめ白黒印刷用に設定を変更しておくと,模様を使ってグラフが印刷されるため,わかりやすくなる

 やり方は簡単だ。印刷したいファイルを開いたら,「ファイル」メニューから「ページ設定」を選び(図3),開く画面の「ページ」タブで「白黒印刷」を選ぶ。この画面で「印刷プレビュー」ボタンを押すと,どのように印刷されるか確認できる(図4,図5)。なお,白黒印刷の設定に変更しても,画面上ではグラフはカラー表示されるので特に困ることもない。

図3●印刷したいファイルを開き,「ファイル」メニューから「ページ設定」を選ぶ

図4●「ページ」タブで「白黒印刷」をオンにして(1),「印刷プレビュー」ボタンを押す(2)

図5●すると,グラフが模様で表現されることがわかる。これなら白黒印刷でもきちんとグラフが判別できる

※この記事はExcel 2002(Office XP)をもとに執筆しています。

【この連載について】

 Excelは仕事のツールとしては非常にポピュラーなソフトですが,多機能がゆえに,その便利な機能を十分に使いこなせていない人が非常に多いのではないでしょうか。そこでこの連載では,“操作自体は決して難しいものではないけれど,意外と知られていない”というExcelの便利な操作方法を厳選し,毎週1~2本のペースで紹介していきます。ぜひご期待ください!

■岡野 幸治 (おかの こうじ)

フリーランスライター。「日経PC21」「日経PCビギナーズ」などでパソコン関連の活用記事を中心に執筆中。