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PMOには,失敗から学び,学習していく組織を作る責務がある。もし同じような失敗を繰り返しているようなら,それはPMOの怠慢による結果だ。プロジェクト運営に「失敗学」を生かし,「現地・現物・現人」による失敗原因の究明や「悪いことこそ進んで言える場作り」を目指してみてはどうだろうか。

後藤 年成
マネジメントソリューションズ マネージャー


 プロジェクトを運営していく中で,小さな失敗から大きな失敗まで,さまざまな失敗を経験します。皆さんはそれらを「良い失敗」なのか「悪い失敗」なのか,見極めているでしょうか。

 「失敗から学び,失敗を未然に防ぐ」ことを追求する考え方として,工学院大学教授・東大名誉教授の畑村洋太郎氏が「失敗学」を提唱しています。この失敗学によれば,失敗を「良い失敗」と「悪い失敗」に分けて考えています。

 「良い失敗」とは,予知できなかった防ぎようのない失敗で,同じ失敗を繰り返さないための教訓になるものです。「悪い失敗」とは防ぐことができた失敗,言い換えれば1度経験した失敗ということになります。PMOは「良い失敗」から教訓を学び,「悪い失敗」を未然に防ぐという,いわゆるリスク管理の能力が求められています。

原因分析と対応策を“現場任せ”にしていないか?

 進捗報告の場で失敗が報告された時,あなたがPMOのメンバーなら,どのような行動をとるでしょうか。一般には,次のような行動を思い浮かべる方が多いと思います。

 ・上位層へのエスカレーションを判断する
 ・失敗に対する原因分析を実施させる
 ・ほかに影響がないか調査させる
 ・原因に対して対応策を立てさせる
 ・対応策の実現性があるかどうかを見極める
 ・対応策が計画通りに実行されているか管理する

 どの行動も間違っていません。ただ,PMOが担当者の報告内容を鵜呑みにしているとしたら問題があるでしょう。もしかしたら,現場の状況は報告内容よりひどい状況かもしれません。また,報告や対応策が適切かどうかをチェックするとしても,表面的な数値(バグ数など)で安易に判断していたとしたら,やはり問題です。数値から分かるのは,現場の一部の状況に過ぎないのですから。

 残念ながら,ほとんどの現場でPMOがこの過ちを犯しています。失敗の原因分析と対応策の立案を現場の担当者に任せてしまい,PMOは対応状況だけを管理しようとしています。

 こう書くと,「PMOだからといって,すべての報告や対応策が正しいかどうかまで確認できるわけがない」と思われるかもしれません。確かに,その通りのことを実行しようとしたら非現実的だと思います。しかし,重要なものだけに絞り込めば,確認は可能です。例えば,プロジェクト運営にかかわる重大な失敗としてエスカレーションされた事項については,PMO自身が原因究明に関与し,本当に正しい対応策かどうかを判断すべきではないでしょうか。

失敗究明の極意は「三現」,PMOだから作れる現場との架け橋

 失敗の原因を究明し,対応策が正しいかどうかを見極める際に役立つのが,失敗学で言う「三現」という考え方です。三現とは「現地・現物・現人」のことで,失敗学において「原因究明は三現で実施すべし」というガイドラインがあります。

 例えば,設計書どおりにシステムが出来上がっていないという問題が発生したとしましょう。このケースで,「三現」による原因究明は以下のようになります。

(1)現地…開発の現場に実際に行って,自分の目で何が起きたのかを確かめる
(2)現物…成果物の現物(設計書やシステムそのもの)を自分の目で確認する
(3)現人…問題を起こした本人(設計者や開発者)に直接確認する

 三現で確認した原因に対して,適切な対応策が立てられているかが重要だということは言うまでもありません。ここでなぜ三現について述べたかというと,PMOだからこそできる役割があるからです。

 PMOの大きな役割の1つに,「マネジメント層と現場をつなぐ」という重要な役割があります。そのような意味において,PMOはエスカレーションされてきた重大な失敗の報告に対して,「現地・現物・現人」で確認ができる最適な組織なのです。「ロジックツリー」や「特性要因図」による机上での問題解決も役に立ちますが,現場に入り込んで問題解決を行う行動力こそ,PMOに求められる重要な能力の1つではないでしょうか。