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 日本郵政グループは2007年10月の民営・分社化に合わせて、業務規程や商品販売マニュアル、社内手続き集などの社内文書20万ページを、電子データとして一元管理するシステムを導入した。

 開発費は3億1395万円。全国2万4700カ所の郵便局、本支社の職員が、ネットワーク経由で検索・参照できるようにする。ユーザー数は、郵便局会社、ゆうちょ銀行、かんぽ生命保険、郵便事業会社、持株会社の合計14万人。

 分社後は、他社の文書を閲覧できないようにアクセス制限をかけた。ゆうちょ銀行から委託を受け金融商品を販売する郵便局会社の職員は、ゆうちょ銀行の文書のうち該当商品の販売マニュアルを参照可能にするなど、利用権限を柔軟に設定できるようにした。

 9月以前は、印刷物を各郵便局に配置していた。このため、閲覧しにくい、更新に時間と手間がかかる、更新漏れが起きやすい、などの問題があった。最新版を印刷し全郵便局に送付するコストは年間数億円。さらに、紙のままでは、アクセス権のコントロールも難しかった。

 電子データはXML形式で管理し、項目単位で検索・参照できるようにする。まず、利用頻度の高い4万ページをXML化。残りは順次変換する。システムは、東芝ソリューションの文書管理ソフト「KnowledgeMeister」とXMLデータベース「TX1」を組み合わせる。ハードは日本ヒューレット・パッカードのIAサーバー、OSはWindows Server 2003を採用する。