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「データ」→「フィルタ」→「フィルタオプションの設定」

 Excelで作成した顧客名簿などで,1つのシートに全く同じデータが重複して入力されていることがある。もしもこの状態のまま放置して,同じ顧客に何枚も案内状を送ったりすることがあれば,それだけで信用はガタ落ちだ。しかし,膨大なデータをチェックするのは時間がかかるし,チェック漏れが生じるかもしれない。手間をかけずに,データの重複を確実にチェックする方法はないだろうか(図1)。

図1●顧客名簿で1つのシートに同じデータがある。こういった重複データを整理するには,どうすればよいだろうか

 こんなケースでは,「フィルタオプションの設定」を使って,重複データをチェックさせるとよい。まず,表のどこかをクリックして,「データ」メニューから「フィルタ」→「フィルタオプションの設定」を選ぶ(図2)。すると,「フィルタオプションの設定」という画面が開くので,この画面で比較するデータ範囲を指定する。今回は,「氏名」と「電話番号」が同じなら,同一人物とみなすことにしよう。

図2●表のどこかをクリックし(1),「データ」メニューから「フィルタ」→「フィルタオプションの設定」を選ぶ(2,3)

 まず,「リスト範囲」欄の右にあるボタンをクリックし(図3),「氏名」と「電話番号」が入力された列番号(ここでは「A」と「B」)をドラグする。すると,その範囲が「フィルタオプションの設定-リスト」という画面に表示されるので,その画面の右にある「×」をクリックする(図4)。これで,元の「フィルタオプションの設定」の画面に戻る。

図3●「リスト範囲」欄の右にあるボタンをクリックする

図4●比較したいデータを入力した列(ここでは「A」と「B」)をドラグして選択し(1),範囲を表示したウインドウの「×」をクリックする(2)

 今度は,「重複するレコードは無視する」にチェックを付けて,「OK」を押す(図5)。これで,重複するデータのうち,最初に出てくるもの以外は非表示になる(図6)。なお,データはあくまで非表示になっただけなので,その他のデータが消えたわけではない。重複データを完全に削除したいときは,重複データが非表示の状態でシート全体をコピーして,別のシートに貼り付ければよい。

図5●「重複するレコードは無視する」にチェックを付け(1),「OK」を押す(2)

図6●重複するデータが非表示になった。データはあくまで非表示になっただけなので,重複データを完全に削除したいときはシート全体をコピーして,別のシートに貼り付ければよい

※この記事はExcel 2002(Office XP)をもとに執筆しています。

【この連載について】

 Excelは仕事のツールとしては非常にポピュラーなソフトですが,多機能がゆえに,その便利な機能を十分に使いこなせていない人が非常に多いのではないでしょうか。そこでこの連載では,“操作自体は決して難しいものではないけれど,意外と知られていない”というExcelの便利な操作方法を厳選し,毎週1~2本のペースで紹介していきます。ぜひご期待ください!

■岡野 幸治 (おかの こうじ)

フリーランスライター。「日経PC21」「日経PCビギナーズ」などでパソコン関連の活用記事を中心に執筆中。