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 進捗会議やレビュー会議,キックオフ・ミーティング・・・。SEにとって会議は,仕事を進めていく上で必要不可欠なものです。しかし,「よし,今日もこれから会議だ!」と喜び勇んで会議室に向かう人よりも,「また会議だよ・・・仕事進まないよ」とぼやきながら会議室に行く人の方が多いのではないでしょうか。

 そこで今回と次回は,積極的に参加したくなるような会議を主催するためのポイントを解説しましょう。最も大切なことは,参加者に納得感を持ってもらうことです。

目標達成のための具体的な行動につなげる

 そもそも会議は何のために開催されるのでしょうか。

 ビジネスにおける会議は,個人では達成できないある目標のために多くのステークホルダーが集まって,目標達成のために情報共有したり合意形成を図る「場」であると言えます。言うまでもありませんが,会議を開催・運営すること自体が目的ではありません。会議の成果に基づいて,参加メンバーが「具体的な行動を起こし」,最終的に仕事上の目標を達成する---これが会議の目的です。

 例えば,問題が起きて期限に間に合いそうにないプロジェクトの対策会議を開く場合は,「参加者全員で問題点を明らかにした上で対策を立て,実際に期限内に終わるように協働できるアクションに移る」ことが,会議の目的となります。

最も重要なことは「参加者の納得感の高さ」

 参加者が目標達成に向けた具体的な行動を起こすために最も重要なことは,「参加者の納得感の高さ」です。

 参加者全員が,会議で決まったことを責任を持って実行することを表明すれば(コミットすれば),実行力はさらに高まります。人は,いったん自分の口で表明したことは守らざるを得なくなり,誰かに何かを言われて行動するよりも,実行力が高まるからです。そのためにも,納得感は欠かせません。

 会議で質の高い実効性のある素晴らしいアイディアが出たとしても,その後放置されてしまうことがありますが,これは参加者の納得感が得られていないことが原因です。逆に,アイディアそのものの質が低くても,全員が納得・コミットしたことを実行することで,素晴らしいアイディアや改善につながることもあります(図1)。

図1●会議がうまくいく最大のポイントは参加者の納得感の高さ
図1●会議がうまくいく最大のポイントは参加者の納得感の高さ