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 消耗品は毎日使うだけに、年間で積算するとかなりの金額になる。例えば印刷やコピーに使う紙やトナー。社員1人当たりの印刷/コピー枚数を年間5000枚とすると用紙代とトナー代だけで1人年2万円。5000人なら1億円だ。

 こうした消耗品のコスト削減に少しでも役立つのは集中購買。部署ごとの購入を全社でまとめれば調達コストは確実に下がる。

 大塚商会の通信販売「たのめーる」(2008年12月5日時点)では、A4判のコピー用紙500枚入り5束は1614円、50束以上は5束当たり1567円である。1枚当たりの価格差はわずか0.0188円だが、1人当たり年間5000枚使うとすると年100円弱のコストを減らせる。5000人の企業なら年50万円だ。発注単位を見直す価値はある。

 トナーもまとめ買いすると安くなる。例えばアスクルは2個や3個単位の購入で、商品によって価格を割り引く。例えば、1個で7020円で販売するキヤノンのトナーが3個で1万9450円。つまり1個当たり500円強安くなる。用紙は集中購買しているがトナーは部署ごとという企業は是非トライすべきだ。

 集中購買を実施するには、その前段階として「見える化」が欠かせない。必要以上にまとめて発注しても保管のコストがかかるばかり。全社でどのような消耗品をどのぐらい使っているかがわからないと、発注量を適正化できない。

 まずは担当を明確にするのがよいだろう。印刷関連はプリンタがIT部門や部署自身、複合機が総務部門というように別々の部署が管理しているケースが少なくない。これを統合し全体像を把握しないと無駄が多い。ネットワークにつなぐ情報機器という観点からIT部門の配下に置くのが適切だろう。

 プリンタや複合機のメーカーを1社に統一することも検討したい。トナーを集中購買するメリットが出るし、管理の手間も減る。