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 「RFP(Request For Proposal)」は,ユーザー企業がベンダーに対して,情報システムの調達のための提案依頼を文書にて提示する行為,または提案依頼の文書そのもの,つまり「提案依頼書」のことだ。RFPを作成する,あるいは受け取る機会は増加しているにもかかわらず,「関連する情報が少ない」という声はいまだ少なくない。今回の連載ではその声に応える形で,RFP作成のポイントを解説していく。まずは,RFPを作成するときに最初に考えなければならない「趣旨」の書き方から見ていこう。

 RFPに書くべき要素は多々あるが,大きく集約すると「何をしたい」「いくらでしたい」「いつまでにしたい」──の三つになる(図1)。

図1●RFPに書くべき三つの基本要素
図1●RFPに書くべき三つの基本要素

 情報システムの調達で,買い手(ユーザー)と売り手(ベンダー)の利害は必ずしも一致しない。特に,買い手の要求が売り手に正確に伝わらないと利害が相反してしまい,調達は失敗に終わることが多い。RFPによってユーザーの要望がベンダーに正確に伝わり,ベンダーがより良い提案を提示できることが,調達の成功を生むのである。そして伝えるべき要求のうち,特に重要なのが,先に上げた三つの基本要求「何を,いくらで,いつまでに」なのだ。

開発・運用でも常に趣旨を振り返る

 そしてもう一つ重要なことは,この「何を,いくらで,いつまでに」という要求を「なぜやるのか」である。その「なぜ」を本連載では,「RFPの趣旨」と呼んでいる。つまり,システム投資の「目的・背景・狙い」である。

 RFPの趣旨に書くべきことは,以下のような内容だ。

・経営・事業戦略や経営者の思い
・自社の経営環境や現場が抱えている問題点
・どのようなビジネス上の効果を狙っているのか

 もっと簡単に言えば,「今回なぜ,システムが必要になったのか」を記述するのである。システムを構築する理由はいろいろとあろう。新たな事業に乗り出すために必要な場合もあれば,現行システムが陳腐化して業務に合わなくなり,業務に支障をきたしている場合もあるだろう。いずれの場合でも,確固たる目的・理由があるはずである。これがシステム構築の途中でブレてしまうと,当初想定していたものとは違う,間違ったシステムが作られてしまう恐れがある。

 この趣旨を,単に「RFPの前書き」程度に考えていると,後々,大変痛い目にあうことになる。趣旨は調達フェーズだけでなく,システム開発フェーズや運用フェーズにおいても常に振り返えるべき非常に重要な文章である。例えるなら企業活動における「ミッション・ステートメント」の役割といってよいだろう。

永井 昭弘(ながい あきひろ)
1963年東京都出身。イントリーグ代表取締役社長兼CEO,NPO法人全国異業種グループネットワークフォーラム(INF)副理事長。日本IBMの金融担当SEを経て,ベンチャー系ITコンサルのイントリーグに参画,96年社長に就任。多数のIT案件のコーディネーションおよびコンサルティング,RFP作成支援などを手掛ける。著書に「RFP&提案書完全マニュアル」(日経BP社)。