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 アポイントを変更する必要があると分かったら,その時点で,すぐに電話で連絡します。

 その際,変更がある旨を丁寧に伝えた後,今後の進め方(「次回の日程を設定をする」「何時までに連絡する」など)も相談しましょう。判明したのが相手に電話連絡できない時間帯だったときは,先にメールで一報を入れておき,翌日の朝に電話で連絡しましょう。

 訪問相手には,あなたとのアポイント以外にも,様々な仕事があります。あなたとのアポイントの変更が早めに分かれば,その時間に別の仕事を当てたり,他のアポイントを入れたりすることが可能になります。相手の都合に配慮することは,マナーの基本です。

 相手の都合を考えると,選択肢3の「訪問日の午後1時」はもちろん,選択肢1の「訪問日の午前中」でも遅すぎます。相手の貴重な時間を,あなたの都合で奪ってしまうことになりかねません。

 選択肢4の「同行者に伝えておくので不要」は,あなたの都合での判断であり,相手に失礼です。相手は,訪問者の人数に応じて,受付への連絡やセキュリティカードの手配,資料のコピーといった準備を行います。もし,あなたが欠席して訪問人数が減ってしまったら,こうした準備が無駄になってしまいます。相手は,あなたが訪問することを前提に,同席者をアサインしているかもしれません。この場合,あなたが欠席すると同席者の時間も無駄になりますし,相手の顔をつぶすことにもなります。

 1つのアポイントには多くの人がかかわり,多くの人の貴重な時間を拘束します。アポイントを変更する場合は,とにかく早く連絡して,相手に迷惑がかからないようにしましょう。


岩淺 こまき(いわあさ こまき)
グローバル ナレッジ ネットワーク 人材教育コンサルタント
1997年,システム販売会社に就職し,営業・技術支援および導入企業向けの研修を担当。その後,人材紹介会社での中途入社社員向けビジネスマナー/IT研修,メーカーでの販売促進セミナーの企画・運営業務を経て,2007年より現職。ビジネスマナー,プレゼンテーション,コミュニケーションなどヒューマン・スキル研修の実施に当たっている。