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 訪問前には最低限,選択肢1の「アポイントメントの時間の確認」,3の「訪問内容(目的)の確認」,4の「筆記用具の準備」,6の「名刺の準備」が必要です。

 顧客訪問は,今後のビジネスを円滑に進められるかどうかの大切な時間です。現場であたふたするのはもってのほか。相手に好印象を持ってもらえるように,準備は万全に整えましょう。

 選択肢1にあるアポイントメントの時間とは,顧客に会ってもらえる時間のことです。何時に訪問して,どれくらいの時間打ち合わせができるのか,事前に確認しておきましょう。時間内に予定の内容を打ち合わせできるように,当日の進め方も必ず検討しておきます。

 ちなみに,受付には,訪問時刻の3分前に行きましょう。例えば,訪問時刻が午後2時であれば,午後1時57分に受付に行きます。もちろん,当日の遅刻はマナー違反です。遅刻しないように,訪問時刻の10分前には先方の会社近くに到着し,待機しておくとよいでしょう。なお,10時,午後1時,午後3時は受付が込みやすい時間帯ですので,若干早めに受付に行きましょう。

 訪問内容(目的)の確認も,とても重要です。訪問には,必ず何らかの目的があります。「何のために」顧客訪問をするのか,明確にしておきましょう。

 同行者がいる場合は,アポイントメントの時間と訪問内容(目的)を,あらかじめ共有しておきます。あなたと同行者の間で,意見の不一致や戸惑いが生じず,顧客にも良い印象を与えます。

 筆記用具は,油性の筆記具,シャープペンシル,消しゴムを,ペンケースに入れて用意しておきます。鞄から直接取り出すのは印象が良くないので控えましょう。ノートやメモ帳も忘れずに準備します(ノートは,顧客ごとに取り外せたり,ページ数を増やせるバインダ式ノートがお薦めです)。

 名刺は20枚程度,名刺入れに入れておきましょう。顧客訪問時に訪問相手以外に,相手の上司や別の担当者に会うかもしれません。そのような場合にも,あわてることがないよう準備しておきます。顧客訪問時に「名刺を忘れました」「名刺を切らしています」では,「あなたに会う準備をしていない」という印象を与えてしまい,大変失礼です。相手に良い印象を持ってもらい,ビジネスのパートナーとして認めてもらうためにも,「準備を怠ることなかれ」の気持ちでいてください。


岩淺 こまき(いわあさ こまき)
グローバル ナレッジ ネットワーク 人材教育コンサルタント
1997年,システム販売会社に就職し,営業・技術支援および導入企業向けの研修を担当。その後,人材紹介会社での中途入社社員向けビジネスマナー/IT研修,メーカーでの販売促進セミナーの企画・運営業務を経て,2007年より現職。ビジネスマナー,プレゼンテーション,コミュニケーションなどヒューマン・スキル研修の実施に当たっている。