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 ファシリテーション・テクニックを極める当研究所。現場で培ってきた数々のテクニック/ノウハウの中から、即効性があるツールを紹介しています。第1回第2回は、「イエローフラッグ」を紹介しました。今回は、会議の目標と議題をしっかり作るための、「セッション・ゴールとアジェンダ」を紹介します。

 「セッション・ゴールとアジェンダ」というと、「たかがアジェンダごときに何の効果があるのか・・・」といった、みなさんの心の声が聞こえてきそうです。ですが、会議の生産性を上げるには、「セッション・ゴールとアジェンダ」がなかなか役に立つのです。またこれを習慣化することが重要です。例えば、アジェンダはあっても会議のゴールが明確でなかったり、特定の会議でしかゴールを設定していなかったりでは、その効果を100%引き出すのは難しくなります。

 当研究所のメンバーが携わるプロジェクトでは、セッション(会議)の冒頭で「セッション・ゴールとアジェンダ」を提示し、参加者全員で確認します。どんな会議でも必ず行います。

 会議の準備段階では、「セッション・ゴールとアジェンダ」を作る作業に注力します。簡単で当たり前のようですが、会議の生産性を上げるためには、このことがとても重要です。参加者の認識とゴールが大幅にずれていると、決して良いセッション(会議)にはなりません。それゆえに、会議資料のなかでも「本日のセッション・ゴールとアジェンダ」のスライドは、特に重要なキー・スライドになります。

 それでは第3回は、『理論編』として「セッション・ゴールとアジェンダ」の使い方、作り方を中心に紹介します。

今回のツール
どんな会議でも必ず、「ゴール(目標)」と「アジェンダ(議題)」を作って臨むべし

 このツールには、次のような効果があります。
 

・会議で生み出すべき成果が明確になる
・ゴールが明確であれば、参加者の知恵を結集しやすい
・参加者の認識がずれている場合は、冒頭で確認することで軌道修正し、会議を進めることができる。「会議を打ち切る」という選択も可能
・会議の「良し・悪し」が明確になり、進め方やあり方の改善につなげやすい
・多忙なメンバーの、“無駄な拘束”を避けられる
・参加する時間帯を予め決めておける
・冒頭でゴールとアジェンダを確認することで、退席や部分参加を選択することもできる
・議論の“空中戦”を避けるツールとしても有効

 こうした効果のある、今回のツールを常用すれば、きっと「惰性的な会議」を「限られた時間のなかで成果を創出する会議」に変えられでしょう。