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 ファシリテーション・テクニックを極める当研究所。現場で培ってきた数々のテクニック/ノウハウの中から、即効性があるツールを紹介しています。第5回と第6回のテーマは「課題管理とTo Do管理」です。今回は概要編として、「課題」や「To Do」の言葉の定義や、課題管理、To Do管理とは何をすることか、について紹介します。

 日常の仕事において、目標に向かって作業を進めていると、必ずと言っていいほど、目の前に行く手を阻む「障害」が発生するものです。また、プロジェクト活動というものは一般的に、業務あるいはシステムのあるべき姿と現実との「ギャップ」をとらえ、そのギャップを埋めるための施策を実行し、改善を図っていく活動だと言えます。

 これらの「障害」や「ギャップ」は、目的の達成を阻む「問題」であり、この「問題」を解決しない限り、ゴールに到達できません。かといって、この「問題」を的確に管理し解決していけばいいのか、というとそう単純な話ではありません。「問題」を「課題」に落とし込み、その「課題」を的確に管理することが重要です。「問題」と「課題」の違いについては、後ほど説明します。

 ところが、この「課題管理」に対しては、プロジェクト活動において重要なタスクであると認識されてはいるものの、確立された手法が意外と語られていません。プロジェクトごとに様々な方法で行われていたりするため、プロジェクト関係者がプロセスを理解できず、課題管理がうまくできないという声をよく耳にします。

 当研究所では、様々なプロジェクト活動を通じて、あるべき姿の課題管理を研究し、実践してきました。第5回と第6回では、この課題管理と合わせて、タスク管理であるTo Do管理についても、プロジェクトですぐにでも実践できる手法の研究成果を紹介します。

「課題」や「To Do」とは何か?

 冒頭から、「課題」や「To Do」という言葉を定義を明確にしないまま使ってしまいました。「課題」については、「仕事上、普段からよく使っているから分かっています!」と言う方が多いかもしれません。

 では「To Do」とは何でしょうか?「課題」の定義が分かるという方は、「問題」との違いを明確に説明できるでしょうか?また、「課題」や「問題」という言葉が出てくると、それに関連して「リスク」という言葉が出てくることがあると思います。これらの言葉は普段、何気なく使っていますが、いざ言葉の意味を問われると、さっと回答できないものです。

 実は、これらの言葉の違いをきちんと理解し、プロジェクト関係者の中で共通認識されているかどうかで、課題管理とTo Do管理の成否が決まってきます。