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 ファシリテーション・テクニックを極める当研究。現場で培ってきた数々のテクニックやノウハウの中から、即効性があるツールを紹介しています。第7回と第8回は、会議の品質向上に有効なツール「チェックポイント」を紹介します。今回は理論編として、「チェックポイント」の目的や内容、および効果について説明しましょう。

 チェックポイントと聞いて皆さんは何を思い浮かべますか?一般的にチェックポイントというと、確認場所や検問所などをイメージされるのではないでしょうか。国境に設けられているものや自動車のラリー競技のものなどです。

 当研究所では、会議(以下、セッションと呼ぶ)の最後、またはその日の終わりに反省会や振り返りの時間を設けています。この反省会や振り返りの時間を「チェックポイント」と呼びます。

 チェックポイントでは、その日の決定事項や課題・ToDoを確認したり、セッションについて良かった点や改善点などを参加者にコメントしてもらったりします。反省会や振り返りの時間を設けることで、問題点を日々改善できるような仕組みを取り入れるのです。

チェックポイントが改善のサイクルを生む

 チェックポイントの第1の目的は、セッション品質の向上です。セッション参加者に、セッション内容ついてコメントしてもらいます。チェックポイントで挙がった改善点について、次回以降のセッションでは改善できるよう検討します。

 この「フィードバック」→「改善」というサイクルをまわすことで、回を重ねるごとにセッション品質が向上し、より深い議論ができるようになります。参加者の意識や姿勢にも変化が見られるようになり、有意義な会議となるはずです。

 第2の目的は、そのセッションでの決定事項や合意事項について認識を合わせたり、情報共有したりすることです。しばしば、セッションで議論したにも関わらず、後で認識が違っていることが判明したり、きちんと合意できていなかったりすることがあります。そのような事態を防ぐためにも、セッションの最後やその日の終わりに振り返りの時間を設けて、確認することが重要です。

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