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 電話機やUC(ユニファイドコミュニケーション)を利用した、ちょっとしたTipsやライフハックを紹介していく「能地・UCライフハック研究所」。第3回では、手軽に実現できる三者通話を紹介しました。今回は、三者通話のデメリットを解決する方法として、電話会議とWeb会議を紹介しましょう。専用システムが必要ですが、SaaS(ソフトウエア・アズ・ア・サービス)モデルのサービスもいくつか提供されており、比較的容易に利用できる機能でもあります。

図1●複数人による電話会議の経験の有無
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図2●社内で「三者会議」の機能が利用でいるかどうか
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 最初に、前回実施したアンケート結果を報告します。回答いただいたみなさま、ありがとうございました。今回も、本文の最後にアンケートを用意しましたので、こちらにもご回答ください。

 まず電話会議の利用の有無については、回答者の4分の3の方に利用経験があり、全体の約半数の方がポジティブな感想をもたれているようです(図1)。多くの方が使用されているので、今回の研究内容についてプレッシャーが掛かります!

 一方、電話による三者会議は、予想通りあまり使われていませんでした(図2)。使えるかどうかが分からない方も少なくありませんでした。これは、IT管理者に聞けば教えてもらえるでしょうから是非確認してみてください。IP電話機に標準の機能なので、是非活用してほしいところです。「当社の場合、訪ねる先はIT部門じゃなく総務だな」というケースは、残念ながら使えないかもしれません。

夜の電話会議は晩ご飯を食べながらの参加も

 さて、今回のテーマである電話会議に話を戻しましょう。まずは、筆者がある日に参加した電話会議の様子からです。

 この日は、3カ月後にリリースされる新バージョンの製品レビューが、日本時間の午後10:00から電話会議で行われることになっていました。筆者が勤務する外資系企業では、こういった夜の電話会議は日常茶飯事です。仕事を早々に切り上げ、自宅から参加します。

 自宅のPCを立ち上げ、社内LANにVPNで接続。ブラウザで会議URLにアクセスし、ソフトフォンで音声を聞きながら会議に参加します。このときは、帰宅が電話会議開始ぎりぎりになってしまったので、行儀が悪いですが、晩御飯を食べながらの参加になってしまいました(苦笑)。

 電話会議は、新バージョンの各機能をPowerPointで説明した後に製品デモを見せるという形式で行われました。会議の主催者が自分のPC上でアプリケーションを適宜切り替えながら説明するので、参加者は特に意識することなくブラウザ越しに説明資料と製品デモを見ています。ネットワーク越しですが、デモの動きが遅延することもほとんどなく、気になりません。

 この会議は、全世界の製品開発に関係するスタッフ向けの社内説明会だったので、参加者は質問があると質疑応答の時間でなくてもお構いなしに質問してきます。聞きとりにくい英語もありますが、質問の回答を聞くことで理解が深まるのは一般の会議(以下、オフライン会議)と同様です。筆者はご飯を食べながら、PC上でメモを取り、デモされた目新しいGUIはスクリーンショットを撮るなどして、およそ90分の会議を終えました。