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 テレビ会議を利用することで得られるメリットは,出張費の削減だけではない(図3)。むしろ昨年まではそれ以外のメリットを目的として導入する企業が多かった。期待する導入メリットの1位は「時間の有効活用」である。

図3●テレビ会議システムには様々な目に見えない効果がある
図3●テレビ会議システムには様々な目に見えない効果がある
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 東京,名古屋,大阪間の出張にかかる移動時間についてシミュレーションしてみると,1回当たりの移動時間は4人の合計で約20時間と算出される。

 移動時間の削減は導入効果として見落とされがちだが,費用対効果を考えるうえでは重要なポイントになる。移動時間を削減することで,その時間を他の業務に割り振ることができ,業務効率の向上につながるからだ。さらに経営者側の観点でいえば,従業員が効率的に時間を利用することで,残業費などの削減にもつながる。

時間の節約もコスト削減の一つ

 ある建設コンサルタント大手企業では,「テレビ会議システムを使わずに,従来のように出張して打ち合わせを行った場合の交通費と移動時間を算出したところ,導入後4カ月で交通費を1800万円,移動時間を3700時間削減できた。テレビ会議システムの導入に要した費用の約8割を回収できた計算になる」と語る。

 グローバルな観点からのメリットとしては,リスク回避のソリューションとしても注目を集めている。2001年のアメリカ同時多発テロ,2002年にアジアで流行したSARS(重症急性呼吸器症候群),今年4月にメキシコで発生した新型インフルエンザなど,過去の例から見ても,世界規模での緊急事態において,テレビ会議システムは事業継続の手段として重要な役割を果たす。

 以上のことから,テレビ会議は単に出張費削減を実現するだけでなく,業務効率の向上やリスクの回避を実現するソリューションという面を持ち合わせている。テレビ会議システムは,使い込むほど様々な面から費用対効果が高まると言える。