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 ITエンジニアに必要な基本的なスキルとして必ず挙げられるものに,コミュニケーション・スキルがある。当然のことながらRFPの作成や提案書の評価においても,「読む・書く・話す・聞く」の四つのコミュニケーションは非常に重要である。いやそれ以上に,これらの作業はほとんどコミュニケーション活動の固まりであると言ってもよいだろう。

 RFP作成側(ユーザー企業側)から見て何がコミュニケーションの対象となるのか,読む・書く・話す・聞くのそれぞれについて,主なものを見てみよう。

(1)読む
・ベンダーからの提案書や企画書,RFI(情報提供依頼書)への回答書などの提示物
・現行(旧)システムの要件定義書や基本設計書などのドキュメント類
・内部統制やセキュリティ・ポリシーなどの社内標準文書

(2)書く
・RFP作成プロジェクトの計画,マスター・スケジュール
・RFI
・RFP
・議事録や会議資料
・社内向け(上司や役員向け)の稟議書,ベンダー評価報告書

(3)話す
・ベンダーへの依頼や説明(RFP配布時の説明など)
・エンドユーザーへの各種説明
・役員会での説明

(4)聞く
・エンドユーザー・ヒアリング
・ベンダーのプレゼンテーション

 このほかにも,チーム内の日常的な作業,Q&Aのやり取り,そして事務局作業の段取りなどコミュニケーション能力が必要とされる作業は多岐にわたる。このコミュニケーション能力の優劣がRFPの品質をはじめとする調達活動の成功を左右するといってもよい。

 本連載の「RFP作成からベンダー選定におけるプロジェクト管理 プロジェクト・マネージャの役割」にて,RFPのプロジェクト・マネージャの最も重要な役割はコミュニケーションのハブとなることであり,ファシリテーション能力の重要性を指摘した。

 「話す・聞く」を主体とするファシリテーションもさることながら,RFPという文書を作成し,提案書という文書を受領するという,ユーザー企業とベンダー企業,つまり法人間のコミュニケーションにおいては,「読む・書く」というコミュニケーション・スキルもまた重要かつ決定的な役割を果たす(図1)。

図1●ユーザーとベンダーの企業間のコミュニケーション
図1●ユーザーとベンダーの企業間のコミュニケーション

永井 昭弘(ながい あきひろ)
1963年東京都出身。イントリーグ代表取締役社長兼CEO,NPO法人全国異業種グループネットワークフォーラム(INF)副理事長。日本IBMの金融担当SEを経て,ベンチャー系ITコンサルのイントリーグに参画,96年社長に就任。多数のIT案件のコーディネーションおよびコンサルティング,RFP作成支援などを手掛ける。著書に「RFP&提案書完全マニュアル」(日経BP社)。