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 顧客企業や協力会社の担当者、プロジェクト・マネジャーやリーダー、上司や先輩など、様々な人から様々な指示を受けることがあるでしょう。どのような指示でも、口頭、電話にかかわらず、必ずメモをとりながら聞きましょう。これは指示を受けるときの基本です。メモを取らなければ、大切な指示内容を忘れてしまうことがあります。

 電話で指示を受けるときは、メモをとるために、利き手で電話を持ってはいけません。電話は利き手と反対側の手で持ち、利き手でメモをとりながら指示を聞きます。

 きちんと指示を聞くためのポイントは3つあります。1つ目は、あいづちを打つことです。あいづちを打つことで、指示内容をきちんと理解していることを、相手に伝えることができます。このため、相手は安心して指示内容を伝えられます。

 2つ目は、不明な点があれば質問しながら聞く、ということです。後でわからないことが出てこないよう、少しでも疑問や不安があれば、指示を受けている途中で質問します。質問をして疑問を解消することは、「指示を受ける」という仕事の一部です。恐れることなく、質問しましょう。ただし相手の話の途中で割り込まないようにしましょう。一文終わったところで「質問していいですか?」と断ってから質問すると、悪い印象を与えることはありません。

 3つ目のポイントは、最後に復唱することです。「今回の内容を念のため確認させてください」などと言い、内容を要約して確認します。復唱を忘れてしまうと、指示を受けた側が自分の理解だけで作業を進めてしまい、手戻りが発生する場合があります。お互いのコミュニケーションミスを防ぐためにも、指示内容を声に出して確認しましょう。


岩淺 こまき(いわあさ こまき)
グローバル ナレッジ ネットワーク 人材教育コンサルタント
1997年,システム販売会社に就職し,営業・技術支援および導入企業向けの研修を担当。その後,人材紹介会社での中途入社社員向けビジネスマナー/IT研修,メーカーでの販売促進セミナーの企画・運営業務を経て,2007年より現職。ビジネスマナー,プレゼンテーション,コミュニケーションなどヒューマン・スキル研修の実施に当たっている。