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 電話機やUC(ユニファイドコミュニケーション)を利用した、ちょっとしたTipsやライフハックを紹介していく「能地・UCライフハック研究所」。前回は、ソフトフォンをオフィスで使うことのメリットとデメリットを考えてみました。今回は、さらに一歩突っ込んで、オフィスで本当に使えるソフトフォンの活用方法を探ってみます。

 前回考察したように、ソフトフォンの一番のメリットは、PC上で動作することから、コピー&ペーストや他ソフトとの連携ができることでした。デメリットは、自由に手を動かせる電話機とは違い、マウスを使って操作しなければならないことです。電話がかかってきた際の一連の応答動作やダイヤル入力が直感的にはできません。

ソフトフォンの欠点は欠点として認める

 ユーザビリティにまだ難点を抱えるソフトフォンをオフィスで活用するには、どうすれば良いのでしょうか?その答えは、欠点は欠点と認め、あきらめてしまう。長所にのみフォーカスし、そこを最大限に活用することです。

図1●ソフトフォンと電話機を組み合わせる「シェアドコントロール」
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 なんだか、禅問答のようですね。具体的に説明しましょう。つまり、電話機はそのままにして、ソフトフォンからも電話機を操作できるようにするのです(図1)。通話時に使う装置(デバイス)は電話機の受話器、あるいは電話機に接続されたヘッドセットにし、操作だけを電話機とソフトフォンの両方からできるようにします。

 この仕組みは、シェアードコントロールと呼びますが、そうすることで、電話機でかけたほうが早い、あるいは直感的に操作したい、といった時には電話機から、ソフトフォンの強みであるコピー&ペーストを使いたい時はソフトフォンから、それぞれ発信できるようになります。

 ソフトフォンは事前に起動しておき、使う時にはタクスバーにあるアイコンをクリックして表示させます。電話を受信した際、ソフトフォンはスタンバイ状態にあるので、登録されている電話番号からかかってきたときは、発信者名を表示させることができます。

図2●シェアドコントロールにより、ソフトフォンと電話機に同時に通知する
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 シェアードコントロールと、ソフトフォンだけを使用する場合で異なるのは、発信者名表示はそのままに、電話機の受話器を使って通話できることです(図2)。マウスを使ったまどろっこしい動作は必要ありません。無意識に受話器に手を伸ばし、通話を始められます。実際には発信者名を確認してから受話器を取るため、“無意識に”という表現は不適切かもしれませんけれど。