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 伝言メモがあったり、留守電メッセージが残っていた場合、相手が「また電話する」と言っていても、折り返し電話をします。これは相手から電話をもらったときに出られなかったことに対する、最低限のマナーです。

 その際、メモやメッセージから相手の用件が推測できる場合は、すぐにその内容の会話ができるよう、必要な情報を手元に用意してから電話をすると、スムーズに話ができます。

 「折り返し電話をしても、相手が電話に出なければ意味がない。電話がかかってくるのを待つほうが効率的では」と考える人がいるかもしれません。しかし、たとえ相手が電話に出なかったとしても、折り返し電話をかけたという記録を残すことができれば、「かかって来るのをただ待っていたわけではない」ことが相手に分かり、良い印象を与えます。

 折り返し電話をして相手が出ない場合には、「折り返し電話したが、ご不在のようですので1時間後にもう一度電話をします」などの内容の伝言を頼んだり留守電メッセージを残したりします。伝言やメッセージを残せなかった場合は、残したかった内容を電子メールで伝えるといいでしょう。

 自分から電話をかけて相手が不在だった場合も、伝言を頼んだり、留守電メッセージに残したりして、用件をかならず残すようにしましょう。「何時ごろにまた電話します」と、次に電話する時間まで伝えておくと、相手が対応を決めやすくなり、親切です。

 なお、選択肢3の「メールで、今なら電話に出られることを伝える」は、一見親切なようですが、相手の都合を一切配慮していません。自分自身の都合をメールで連絡する場合は、「10時から14時まではデスクにおりますので、ご都合がよろしければご連絡ください」というように、電話に出られる時間帯に幅を持たせておくとよいでしょう。


森 美緒(もり みお)
グローバル ナレッジ ネットワーク 人材教育コンサルタント,産業カウンセラー
1999年,教育出版社に就職し,営業および営業担当者向け研修を担当。商社での秘書業務を経て,2005年にグローバル ナレッジ ネットワークに入社。2006年より現職。ビジネスマナー,プレゼンテーション,コミュニケーションなどのヒューマン・スキル研修の実施に当たっている。