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 RFP作成の実践編として,これまで趣旨(目的・背景・狙い)と業務要求,技術要求,運用要求に関して説明してきたが,その他のRFPの構成要素に関しても触れておく。

 当連載の「業務要求とアウトプット RFPの基本構造」の項で示したRFPの構造のうち,「予算=いくらで」「スケジュール=いつまでに」に関しては,ここでは説明を割愛する。これらの内容は「RFP&提案書完全マニュアル」(日経BP社)を参照いただきたい。

 ここでは,もう一つの構成要素である「特記事項」について説明をしよう。特記事項には,提案書作成を依頼するにあたって,特に留意してもらいたい点や指示を明確にしておきたい点などがあれば記述すればよい。何が必要で,何はダメというような決まり事はない。ただし,RFPを受け取るベンダーにとっては,特記事項に次の三つの観点の記載があると提案活動の助けになる(図1)。

図1●特記事項の構成要素の例
図1●特記事項の構成要素の例

(1)提案書作成要領

 ベンダーに提案書を作成してもらう場合,そのやり方は以下の二つのパターンがある。

・ベンダーに自由に提案書を作成してもらう。
・提案に盛り込まれる内容や作成様式などを,ある程度指示してそれに従って作成してもらう。

 RFPを提示せずに提案書を作成してもらう場合は,ほとんどのケースで前者の「自由作成」になるだろう。反対に,RFPを提示する場合は作成要領を提示して,ある一定の共通ルールの下で各ベンダーに提案書を作成してもらうことをお勧めしたい。提案書作成要領を示すことで,以下のメリットがあるからだ。

・提案してもらいたい内容の漏れを防ぐことができる。
・各ベンダーに同じ項目名で提案書を作成してもらうことで,比較が容易になる。
・ベンダーにとっては「何を書けばよいのか」が明確になり,提案作業を進めやすい。

 提案書作成要領の内容は「提案に盛り込むべき内容の明示」と「作成様式の指示」の大きく二つに分けることができる。それらの具体例を以下にいくつか挙げる。

a.提案書に盛り込むべき内容の明示
─提案依頼書に記載されている要求(業務要求,技術要求,運用要求)については必ずすべてに対応する形で記載してください。
─提案依頼書に要求が記載されていない場合でも,貴社がより付加価値が高いと判断された提案があれば積極的に提案してください。
─システム概念図,ハードウエア構成,ソフトウエア構成,全体スケジュール,システム開発計画,要員・体制計画,データ移行計画,運用計画,その他計画および見積もりを記載してください。
─要員・体制計画においては各要員の職務経験・資格なども併せて記述してください。
─見積もりは以下のように分類して明細を記載してください。一式形式の見積もりは評価対象外となります。
 *ハードウエアおよびソフトウエア(ライセンス料など)
 *システム開発費用(要件定義,システム設計,プログラム開発,テスト,データ移行,並行稼働,ユーザー教育,その他費用,経費などの内訳を記載し,要件定義までの見積もりと基本設計以降の見積もりを分けて見ることができるように表記してください)

b.作成様式の指示
─提案書は基本的にA4横書き形式としますが,図表など必要に応じてA4縦書きまたはA3を使用してください。
─本文と図表との関連やページ番号,目次など,内容を理解しやすい工夫をしてください。
─本編および別紙の構成としてください。また本編は出来るだけ簡潔に主要事項のみを記載し,表紙を含めて30ページ以内に収めるようにしてください。別紙は特に枚数などの制限はいたしません。

(2)提案書提出要領

 提案書を「どのような形式で」「いつまでに」「どこに」「どのような方法で」提出するかを明示する必要がある。以下に例を示す。

─提案書は8月31日(火)12:00(正午)までに,事務局にご提出ください。
─【メールでの提出を求める場合】提出方法はメールにて提案書ファイル一式を事務局宛に送付ください。
*メール添付のファイル容量は5MB以内でお願いいたします。
 *ファイルを圧縮する場合はzip形式としてください。
 *ファイルには必ずパスワードをかけてください。
─【印刷物を持参を求める場合】提案書は本編・別紙および指定書式をそれぞれ3部印刷して提出してください。同時に電子ファイル(PDF形式)をCD-ROMなどで1部提出してください。

(3)連絡体制

 提案書作成期間中の問い合わせ先や提案書の提出先である事務局の情報を適切に提供する。以下,その例を挙げる。

─当提案依頼書に対する質問がありましたら8月3日(月)17時までに原則メールにて事務局までお問い合わせください。
─質問内容により当社が必要と判断した場合,質問およびその回答を,質問を行ったベンダーだけでなく選定に参加されるすべてのベンダーへ,メールにより通知する場合がありますのでご了承ください。
─基本情報の提示(事務局担当者の氏名,所属先,メールアドレス,電話番号の情報を記載)。

(4)その他の特記事項項目

 前述の提案書作成要領,提出要領,連絡体制の三つの基本情報のほかに,発注側として気に掛けていることがあれば,遠慮なく記述しよう。候補となる代表的な項目を例として挙げる。

─RFP,その他配布資料の回収の有無。
─提案書の返却の有無。
─機密保持に関する特別な要求(一般的な3年ではなく,5年以上の長期要求など)。 ─プレゼンテーションに関する指示。
─提案書作成費用の負担(すべてベンダーが負担するのか,一部発注側が費用負担するのか)。

永井 昭弘(ながい あきひろ)
1963年東京都出身。イントリーグ代表取締役社長兼CEO,NPO法人全国異業種グループネットワークフォーラム(INF)副理事長。日本IBMの金融担当SEを経て,ベンチャー系ITコンサルのイントリーグに参画,96年社長に就任。多数のIT案件のコーディネーションおよびコンサルティング,RFP作成支援などを手掛ける。著書に「RFP&提案書完全マニュアル」(日経BP社)。