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 自分以外の人に電話がかかってきた場合、その人が在席していれば取り次ぎます。

 名前を名乗らない時は「失礼ですが、どちらさまでしょうか」と、相手の会社名と氏名を確認します。会社名や氏名が聞き取りにくい場合は、「お名前をもう一度おっしゃってくださいますか?」「お電話が遠いようなのですが・・・」と相手を促しても構いません。用件を話さないときは、「失礼ですが、どのようなご用件でしょうか」と質問し、内容を確認しておきます。

 相手と電話の内容が分かることで、取り次ぎ先も電話に出る前に必要な準備や心構えができます。例えば、打ち合わせの日程が変更になったことが分かっていれば、電話に出る前にスケジュール表を手元に出しておくといった準備ができます。

 発信元の情報は、必ず復唱してください。「○○社の△△様、いつもお世話になっております。お打ち合わせの日程変更の件ですね。◎◎におつなぎしますので、少々お待ち下さい」。このように復唱することで、取り次ぎ先に正確に情報を伝えることができます。

 そのうえで、取り次ぐ人に、「◎◎さん。○○社の△△さんから、打ち合わせの日程変更の件で電話です」と、会社名、名前、用件を伝えます。

 もし、電話がかかってきた人が電話中のときは、「申し訳ありません。◎◎はただいま、別の電話にでております。恐れ入りますが、終わり次第ご連絡さしあげたいのですが、よろしいでしょうか」。外出中や会議中で席にいないときは、「大変お待たせいたしました。あいにくですが、◎◎は現在外出しております。あと1時間で戻る予定ですので、戻り次第折り返しご連絡差し上げてもよろしいでしょうか」と、その後の対応を提案しましょう。


岩淺 こまき(いわあさ こまき)
グローバル ナレッジ ネットワーク 人材教育コンサルタント
1997年,システム販売会社に就職し,営業・技術支援および導入企業向けの研修を担当。その後,人材紹介会社での中途入社社員向けビジネスマナー/IT研修,メーカーでの販売促進セミナーの企画・運営業務を経て,2007年より現職。ビジネスマナー,プレゼンテーション,コミュニケーションなどヒューマン・スキル研修の実施に当たっている。