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 オフィスにかかってきた電話は、できるだけ早く取るのがマナーです。  相手は、あなたの企業に用があって電話をかけています。何度電話しても誰も出ない場合、企業としての信頼性が失われたり、サービスが悪いと思われたりと、マイナスのイメージを持たれててしまいます。たとえ担当部署が異なっていたとしても、電話がなっていたら迷わずに取ることを心がけましょう。

 その上で、担当者の不在を詫び、相手の用件を聞いて折り返し電話することを伝えれば、少なくとも最低限の対応はできます。最近は、自分の席にかかってきた電話以外は取らないという方も増えているようですが、良い対応とは言えません。

 選択肢2のように隣の部署の人を探しに行くという行動は一見親切のようですが、電話をかけてきている側にとっては、電話に出てもらえないことに変わりはなく、不親切な対応です。また、選択肢4のように相手にかけ直すようお願いするのは、横柄な印象を相手に与えます。


森 美緒(もり みお)
グローバル ナレッジ ネットワーク 人材教育コンサルタント,産業カウンセラー
1999年,教育出版社に就職し,営業および営業担当者向け研修を担当。商社での秘書業務を経て,2005年にグローバル ナレッジ ネットワークに入社。2006年より現職。ビジネスマナー,プレゼンテーション,コミュニケーションなどのヒューマン・スキル研修の実施に当たっている。